Coördinator Activiteiten

Verantwoordelijkheden en invulling

De coördinator activiteiten heeft een zware taak. Je neemt deel aan zowel de Kerngroep Vrijwilligers als de Kerngroep Inhoud. Dit betekend een dubbele belasting. De nadruk binnen het Kernteam Inhoud voor jou ligt op de activiteiten die plaatsvinden op de RP waar de bezoekers aan deelnemen. Hierbij kan je denken aan een installatieteam, workshops en dergelijke. Hiervoor draag je de hoofdverantwoordelijkheid zowel wat betreft organisatie als uitvoering ervan. De activiteiten vinden plaat met inzet van vrijwilligers die je op de dag zelf aanstuurt. Dit gebeurt volgens een gedetailleerd draaiboek waarin alle activiteiten, locaties, betrokken vrijwilligers, tijden e.d. zijn vastgelegd. Je neemt contact op met vrijwilligers, verdeelt taken, administreert gegevens, zorgt dat vrijwilligers van te voren al weten waar, wanneer, bij wie ze zich moeten melden, wat ze gaan doen, en wie ze kunnen bellen als er iets tussen komt. Je zorgt ook dat vrijwilligers naast de taak waarvoor ze zijn ingepland een aansluitend dagdeel beschikbaar zijn als backup in het geval andere vrijwilligers onverhoopt niet komen. Je zorgt ook dat het hoofd vrijwilligers jouw taak op de RP kan overnemen als je onverhoopt niet kan komen.

Kwaliteiten

Persoonlijkheid

Je hebt goede sociale en contactuele eigenschappen en vind het leuk om dingen te regelen en plannen. Je kan goed delegeren en bent niet bang om te improviseren. Het is heel belangrijk dat je mensen enthousiast kan maken om mee te doen.

Vaardigheden

Alle ervaringen waaruit organisatietalent blijkt zijn een pre.

Tips

Nog in te vullen

Activiteiten op de Party

Wanneer de party wat groter is dan alleen een "Meet & Greet", is het verstandig goed na te denken over de mogelijke activiteiten. Deze moeten allemaal iets van doen hebben met Ubuntu natuurlijk.

Enkele opties zijn

• Installatiemogelijkheden
• Demonstraties van de nieuwe release
• CD's uitdelen
• Verloting van Ubuntu goodies
• Lunchen of dineren
• Muziek en Ubuntu
• Kunst en Ubuntu
• Interviews
• Koffie en thee
• Ubuntu shop (let op de artikelen moet je wel zelf hier aanschaffen en in eigen beheer verkopen)

Catering

Wanneer je een kantine of catering faciliteit hebt is dit geen probleem, maar als je zelf voor eten en drinken moet zorgen, moet je dat tijdig goed voorbereiden. Bedenk hoeveel mensen er zouden kunnen komen, bepaal de benodigde hoeveelheid eten en drinken en koop zoveel mogelijk op tijd in. Spullen die kunnen bederven moet je vlak vooraf inkopen, laat de leverancier vooraf weten als je bijvoorbeeld 300 broodjes wilt komen kopen. Na afloop van een party willen bezoekers wel eens in groepen uit eten gaan, zorg dat je informatie hebt over eetgelegenheden die hiervoor in aanmerking komen. Wanneer mensen eten en drinken willen kopen, zullen ze je vragen waar dat kan, kijk vooraf goed waar supermarkten etc. in de buurt zijn, informeer je over sluitingstijden, zodat je iedereen goed kunt informeren hierover. De deelnemers aan een lunch of diner zullen een financiële bijdrage moeten leveren. Maak een intekenlijst en incasseer het geld hiervoor. Dit kun je doen bij aankomst, maar ook eerder. Gebruik de lijst om je inkopen te plannen.

Planning

Deze planning kan als uitgangspunt genomen worden voor de organisatie van de RP. Het is de bedoeling dat gebruikers deze verbeteren en aanpassen zodat volgende edities van de RP kunnen profiteren van de ervaringen bij voorgaande edities. Wanneer je een nieuwe taak wilt toevoegen, ga dan eerst naar deze pagina en voeg daar een nieuwe taak toe. Per week staat een sterretje als de corresponderende taak gaande is. Week nul is de week van de party, weken met een plusteken ervoor zijn na de party. De vier weken voor de party worden gereserveerd voor onvoorziene zaken, uitloop en taken die kort voor de party moeten plaatsvinden. Wanneer een bepaalde taak is afgerond, vervang dan het * door een x zodat iedereen kan zien wat er afgerond is.

Taken

Iedere taak in het RP project heeft een uniek nummer van vier cijfers. Wanneer je een nieuwe taak wilt toevoegen, ga dan eerst naar deze pagina en voeg daar een nieuwe taak toe. Vervolgens copieer je de Taak Template naar de juiste plek en vult deze in. Tot slot voeg je ook een lijn voor deze taak in de bovenstaande planning toe.

Taak Template:

Taken Coordinator Activiteiten

De verschillende taken die als uitgangspunt kunnen worden genomen voor het project. Het is de bedoeling dat deze aangepast worden algelang naar de ervaring.