[StartPagina] [IndexVanTitels] [IndexVanWoorden

Coördinator Promotiemateriaal

Verantwoordelijkheden en invulling

De coördinator promotiemateriaal is verantwoordelijk voor de inhoud van het promotiemateriaal. Bij deze taak is het van belang regelmatig contact te zoeken met andere leden van het RP team die te maken hebben met wat er zoal op de party gaat gebeuren. Daarnaast ben je samen met de vormgever verantwoordelijk voor de productie en verspreiding van het promotiemateriaal.

Kwaliteiten

Persoonlijkheid

Je hebt commercieel inzicht en kan je goed inleven in wat anderen willen. Je weet hoe je anderen ergens enthousiast voor krijgt.

Vaardigheden

Je beheersing van de Nederlandse taal is uitstekend.

Tips

Promotie

Denk na over de manieren waarop je de party wilt promoten. Dit loopt uiteen van mond-tot-mond-reclame en het forum, tot advertenties in de kranten en tijdschriften. Bedenk dat alles low-budget moet, dus er moet een goede balans zijn tussen het aantal mensen dat je bereikt en de kosten. Vraag aan meerdere gelijksoortige promotiekanalen offertes en stuur die vervolgens naar allen retour, ze weten dan van elkaar wat ze vragen en dat kan je heel veel geld schelen. Laat iemand die verstand heeft van grafische vormgeving naar de ontwerpen van advertenties en flyers kijken, het is erg belangrijk dat de boodschap goed en verantwoord overkomt. Als je drukwerk bestelt, laat dan altijd de sponsor zijn/haar uiteindelijke fiat geven voor wat betreft inhoud en kwaliteit, zijn/haar naam staat er immers op. Zorg ervoor dat er verband is tussen de promotie en de sponsoring. De sponsors willen graag vermeld worden op flyers, posters etcetera, dus afstemming tussen deze twee in de organisatie en tijd is noodzakelijk.

Communiceer goed, het is van groot belang dat je een positieve sfeer rond de party creëert, het moet uiteindelijk een genoegen zijn te komen. Dus beantwoord elke e-mail, hoe onbenullig of irrelevant ook. Bedank de mailer, ga in op de vragen, opmerkingen en kritiek, maar altijd met respect en begrip, in de geest van Ubuntu dus. Als je promotiemateriaal verspreidt moet je altijd eerst toestemming vragen van de instantie waar dat plaats vindt. Zorg dat er maar één communicatielijn is naar buiten, laat niet iedereen in het wilde weg kranten mailen, flyers maken etc. Kwaliteit in communicatie en promotie is belangrijk voor goede beeldvorming.

Één verkeerde opmerking, foute actie, negatieve indruk behoeft minstens vijf tegenhangers om de schade ongedaan te maken.

Enkele promotiemogelijkheden

Zorg dat je doelgroep op de hoogte blijft. Laat regelmatig weten dat je bezig bent, meer frequent naarmate de party datum nadert. Wees daarin enthousiast en positief, laat mensen je steunen en helpen.

Het is een wisselwerking, zorg dat je begint bij iets of iemand die je steunt en waar je goed contact mee hebt. Daar vanuit zal een positieve promotie vanzelf gaan als je die steeds ergens voedt.

Maar tijdens en na de party is goede promotie ook belangrijk, er komt weer een volgende party. Ontvang iedereen met enthousiasme en geduld, zorg goed voor je gasten, sprekers, helpers et cetera. Bedank iedereen bij aankomst en vertrek. Geef extra aandacht aan de mensen die geholpen hebben. Schrijf snel een positief verslag achteraf en schuw hierin niet de nodige zelfkritiek. Geef ook anderen hierbij ruimte kritiek te uiten. Verspreid de foto's, film, reportages, krantenartikelen etc. tijdens de organisatie, maar ook na de party op een vrij toegankelijke medium.

Denk tijdens de organisatie reeds na over deze communicatievorm achteraf.

Sponsors zoeken

Ga op zoek naar sponsors, waar kun je mogelijke sponsors vinden:

Sponsors geven geld, goederen en diensten veelal om zelf iets terug te krijgen, daar is niets mis mee, maar hou zelf de touwtjes in handen. Geef sponsors wel de ruimte voor vermelding op flyers, posters, advertenties etc. Zorg dat alle sponsors op je wiki vermeld worden, inclusief hun website en logo. Communiceer zorgvuldig met de sponsors, altijd snel en correct reageren op e-mail en andere communicatie.

Planning

Deze planning kan als uitgangspunt genomen worden voor de organisatie van de RP. Het is de bedoeling dat gebruikers deze verbeteren en aanpassen zodat volgende edities van de RP kunnen profiteren van de ervaringen bij voorgaande edities. Wanneer je een nieuwe taak wilt toevoegen, ga dan eerst naar deze pagina en voeg daar een nieuwe taak toe. Per week staat een sterretje als de corresponderende taak gaande is. Week nul is de week van de party, weken met een plusteken ervoor zijn na de party. De vier weken voor de party worden gereserveerd voor onvoorziene zaken, uitloop en taken die kort voor de party moeten plaatsvinden. Wanneer een bepaalde taak is afgerond, vervang dan het * door een x zodat iedereen kan zien wat er afgerond is.

36

35

34

33

32

31

30

29

28

27

26

25

24

23

22

21

20

19

18

17

0006

*

0005

*

0023

*

0022

*

0009

*

*

*

*

0024

*

*

0025

*

*

0026

*

*

0027

*

enz.

16

15

14

13

12

11

10

09

08

07

06

05

04

03

02

01

00

+1

+2

+3

0026

*

0027

*

*

0028

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

0029

*

*

0030

*

enz.

Taken

Iedere taak in het RP project heeft een uniek nummer van vier cijfers. Wanneer je een nieuwe taak wilt toevoegen, ga dan eerst naar deze pagina en voeg daar een nieuwe taak toe. Vervolgens copieer je de Taak Template naar de juiste plek en vult deze in. Tot slot voeg je ook een lijn voor deze taak in de bovenstaande planning toe.

Taak Template:

[nr. taak]

[titel]

tijd

acties

wie

benodigdheden

verwijzingen

resultaat

Taken Coordinator Promotiemateriaal

De verschillende taken die als uitgangspunt kunnen worden genomen voor het project. Het is de bedoeling dat deze aangepast worden algelang naar de ervaring.

0006

Doornemen Ubuntu gedragscode

tijd

5 min

acties

wie

alle teamleden

benodigdheden

verwijzingen

http://www.ubuntu-nl.org/ubuntunl/gedragscode

resultaat

goed gedrag?

0005

Inlezen verslagen voorgaande RP's

tijd

2 uur

acties

lezen

wie

alle teamleden

benodigdheden

verwijzingen

http://www.kletskous.com/2008/11/27/verslag-ubuntu-release-party-groningen/ http://prikbord.ubuntu-nl.org/blog/2008/11/27/verslag-releaseparty-groningen-door-laacque/ http://prikbord.ubuntu-nl.org/blog/2008/11/21/verslag-releaseparty-den-haag-door-double12/ http://bartek.blogsome.com/2007/10/

resultaat

weten waar je aan begint Smile :)

0023

Leren werken met de Wiki

tijd

2 uur

acties

lees de wiki-uitleg pagina van ubuntu-nl en wijzig daarna deze pagina zodanig dat de reeds uitgevoerde taken met een X worden aangegeven in de planning zodat iedereen kan zien dat ze zijn uitgevoerd

wie

alle teamleden

benodigdheden

verwijzingen

Werken met de Wiki

resultaat

Je kan deze pagina aanpassen en je ervaringen er aan toevoegen. Daarnaast kan je de voortgang van het project aangeven in de planning op deze pagina

0022

1e teammeeting

tijd

nader te bepalen

acties

Iedereen neemt deel aan de 1e teammeeting. Deze is door de voorzitter georganiseerd met de bedoeling dat de verschillende teamleden elkaar op een leuke manier kunnen leren kennen.

wie

alle teamleden

benodigdheden

verwijzingen

fotos 1e teammeeting voorgaande edities

resultaat

ons kent ons

0009

ReleaseParty Brainstorm

tijd

4 weken

acties

Deeltaken: ........... nog in te vullen ......... Genereer ideeën met betrekking tot de Ubuntu RP. Betrek de gemeenschap daar zo veel mogelijk bij. Beperk je daarbij niet door je eigen kerngroep. Vorm na enige tijd met de kerngroep een beeld van welke ideeën betrekking hebben op jouw kerngroep en welke haalbaar en goed zijn. Maak hier een verslag van zodat de Kerngroep Aansturing aan het einde van de brainstorm een overzicht heeft van wat de verschillende kernteams in eerste instantie van plan zijn. Het Kernteam Aansturing kan vervolgens de haalbaarheid toetsen en het ambitieniveau van de RP vaststellen.

wie

alle teamleden

benodigdheden

verwijzingen

Hier komen verwijzingen naar de verslagen van de ideeën van voorgaande RP's te staan.

resultaat

Het ambitieniveau van de RP kan worden vastgesteld

0024

Donaties werven

tijd

?

acties

Maak een webpagina waar donateurs hun donaties kunnen doen. Vermeld op deze paginas de namen van de donateurs, zorg dat ook anonieme donaties mogelijk zijn. Benader vervolgens individuen of groepen met de vraag of ze willen bijdragen aan het realiseren van een RP.

wie

Kerngroep Communicatie

benodigdheden

hulp van iemand met webkennis

verwijzingen

link naar donatiepagina voorgaande edities

resultaat

enige financiële ruimte bij aanvang van het project

0025

Bedenken promotiestrategie

tijd

acties

Maak een plan om de RP onder de aandacht te brengen van het publiek. Richt hierbij niet alle aandacht op mensen die toch al weten dat er een RP gaat komen, maar probeer vooral ook mensen die zonder deze promotie niet van de RP zouden weten maar daar wellicht wel voor open staan te bereiken. Bedenk dus eerst welke mensen dit zijn, en zoek vervolgens uit hoe je deze kan bereiken.

wie

Kerngroep Communicatie

benodigdheden

verwijzingen

resultaat

een verslag waarin de promotiestrategie kort is vastgelegd zodat volgende edities hier van kunnen leren

0026

Werven vrijwilligers voor verspreiding promotiemateriaal

tijd

acties

Werf vrijwilligers om later het promotiemateriaal te verspreiden. Geef duidelijk aan wat de bedoeling is, op welke locaties en wanneer het materiaal het beste verspreid kan worden. Vraag ook of de vrijwilligers aan kunnen geven hoeveel promotiemateriaal ze verwachten te kunnen verspreiden. Zo kan ingeschat worden hoeveel materiaal er ongeveer gemaakt moet worden. Antwoord alle vrijwilligers die toezeggen, en dank ze voor hun inzet. Vertel ook wanneer ze het materiaal kunnen verwachten. Bewaar de gegevens van de vrijwilligers, en zet deze in een lijst oid. zodat er later makkelijk adresstickers e.d. kunnen worden uitgedraaid, emailgroepen aangemaakt enz.

wie

Kerngroep Communicatie

benodigdheden

verwijzingen

resultaat

0027

Zoeken drukker, maken afspraak

tijd

Aan de hand van de vrijwilligers die het materiaal willen verspreiden kan worden vastgesteld hoeveel promotiemateriaal er nodig is. Vraag aan meerdere drukkers offertes en stuur die vervolgens naar allen retour, ze weten dan van elkaar wat ze vragen en dat kan je heel veel geld schelen. Kijk of tpg post of een andere postverspreider bereid is om sponsor te zijn voor het promotiemateriaal. De bedoeling is dat er landelijk materiaal verspreid wordt waardoor het wellicht voor een postbedrijf een aantrekkelijke reclame kan zijn. Zo kan wellichtj ook later het promotiemateriaal zonder kosten naar de vrijwilligers verstuurd worden.

acties

wie

Kerngroep Communicatie

benodigdheden

verwijzingen

resultaat

0028

Ontwerpen promotiemateriaal

tijd

acties

Ontwerp in een aantal fasen. Zorg eerst dat er een groot aantal prototype ontwerpen gemaakt worden. Bijvoorbeeld een poster. Hier kan de community bij betrokken worden middels een ontwerpwedstrijd oid. Wanneer er een aantal alternatieven zijn gegenereerd, zoek dan uit hoe de doelgroep deze alternatieven waardeert, en kies aan de hand hiervan er uiteindelijk twee of drie uit om verder uit te werken. Kies hieruit dan uiteindelijk één prototype uit als uitgangspunt om het concrete, uiteindelijke promotiemateriaal in de verschillende vormen (poster, flyer, RP-cd) te ontwerpen. Als de community betrokken was middels een wedstrijd, kijk dan of de ontwerper van het ontwerp dat uiteindelijk de basis is voor het RP promotiemateriaal betrokken wil worden bij het verdere ontwerp.

wie

Kerngroep Communicatie

benodigdheden

verwijzingen

resultaat

0029

Promotiemateriaal laten drukken

tijd

acties

wie

Kerngroep Communicatie

benodigdheden

verwijzingen

resultaat

0030

Verspreiden promotiemateriaal onder vrijwilligers

tijd

acties

Kijk of tpg post of een andere postverspreider bereid is om sponsor te zijn. De bedoeling is dat er landelijk materiaal verspreid wordt waardoor het wellicht voor een postbedrijf een aantrekkelijke reclame kan zijn. Zo kan wellicht het promotiemateriaal zonder kosten naar de vrijwilligers gezonden worden.

wie

Kerngroep Communicatie

benodigdheden

verwijzingen

resultaat

enz.

titel

tijd

acties

wie

benodigdheden

verwijzingen

resultaat


2022-09-08 16:55