Voorzitter

Verantwoordelijkheden en invulling

De voorzitter van de ReleaseParty organisatie draagt de eindverantwoordelijkheid voor het organisatorische verloop van het project. Dit betekent dat de voorzitter voornamelijk een organiserende en controlerende rol heeft en zich zo min mogelijk met inhoudelijke zaken bezighoud. Dit laatste om te voorkomen dat er een belangenconflict ontstaat waarbij de voorzitter inhoudelijk betrokken is, en zo als eindverantwoordelijke geen onpartijdige positie meer kan innemen in belang van het project als geheel. De voorzitter start het project op met het werven van mensen voor de verschillende rollen binnen het ReleaseParty team en het organiseren van een eerste plenaire bijeenkomt waar de teamleden elkaar beter kunnen leren kennen. Wanneer het project gestart is zal de voorzitter verantwoordelijk zijn voor de aansturing van de Kerngroep Aansturing waar naast de voorzitter nog een penningmeester en de hoofden van de overige kerngroepen deel van uitmaken. In de controlerende rol bespreekt de voorzitter binnen de Kerngroep Aansturing de voortgang van de activiteiten van de verschillende kerngroepen en maakt eventuele bijsturing bespreekbaar. Eindverantwoordelijkheid dragen betekent ook dat wanneer er binnen een kerngroep geen consensus gevormd kan worden, en ook de kerngroep aansturing niet tot consensus kan komen dat dan de voorzitter een laatste oordeel zal vellen. De voorzitter is draagt natuurlijk ook de voorzittersrol bij de plenaire vergaderingen, en de vergaderingen van de Kerngroep Aansturing.

Kwaliteiten

Persoonlijkheid

De voorzitter is iemand die goed kan luisteren en dat combineert met een hoog analytisch vermogen. Het is iemand die oog heeft voor details, maar zich niet in details laat meeslepen. De voorzitter houdt overzicht. De voorzitter straalt vertrouwen uit en wordt door anderen van nature gezien als een leider. Maar bovenal beschikt de voorzitter over goede sociale en communicatieve vaardigheden. Het is iemand die niet makkelijk van stuk te brengen is.

Vaardigheden

Als een voorzitter ervaring heeft met de voorzittersrol of een leidinggevende functie, dan is dat een pre. Ook andere ervaringen waaruit organisatietalent blijkt pleiten voor. Om een goede voorzitter te zijn is geen diepgaande kennis van Ubuntu nodig.

Tips

Datum bepalen

De party moet zo snel mogelijk na de release van de nieuwe versie gepland worden. Wacht je te lang dan is het geen "release" party meer.

Let op de volgende zaken:

Vakantieperiodes, kijk of deze gespreid zijn.
Feestdagen, niet direct voor of na.
Eventuele uitloop van de releasedatum, dus niet te direct achter de geplande Ubuntu releasedatum, zeker niet bij een LTS.
Andere belangrijke evenementen, popconcerten, beurzen, happenings, ICT beurzen elders.
Gewijzigde bereikbaarheid van de locatie, als b.v. het treinstation of de snelweg afgesloten is.
De verjaardag van je partner, die heeft het al moeilijk genoeg tijdens de organisatie.

Voorzitten Vergaderingen

Het voorzitten van vergaderingen van de Kerngroep Aansturing en de plenaire vergaderingen moet goed worden voorbereid. Hier komt nog het een en ander met betrekking tot dit onderwerp.

Planning

Deze planning kan als uitgangspunt genomen worden voor de organisatie van de RP. Het is de bedoeling dat gebruikers deze verbeteren en aanpassen zodat volgende edities van de RP kunnen profiteren van de ervaringen bij voorgaande edities. Wanneer je een nieuwe taak wilt toevoegen, ga dan eerst naar deze pagina en voeg daar een nieuwe taak toe. Per week staat een sterretje als de corresponderende taak gaande is. Week nul is de week van de party, weken met een plusteken ervoor zijn na de party. De vier weken voor de party worden gereserveerd voor onvoorziene zaken, uitloop en taken die kort voor de party moeten plaatsvinden. Wanneer een bepaalde taak is afgerond, vervang dan het * door een x zodat iedereen kan zien wat er afgerond is.

	36	35	34	33	32	31	30	29	28	27	26	25	24	23	22	21	20	19	18	17
0007	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*
0006	*
0001	*	*	*	*	*	*	*	*
0005	*
0002	*
0023	*
0011		*	*	*	*
0015		*
0012					*	*
0010							*
0014							*
0022								*
0009									*	*	*	*
0013													*	*
enz.

	16	15	14	13	12	11	10	09	08	07	06	05	04	03	02	01	00	+1	+2	+3
0007	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*
0033			*
enz.

Taken

Iedere taak in het RP project heeft een uniek nummer van vier cijfers. Wanneer je een nieuwe taak wilt toevoegen, ga dan eerst naar deze pagina en voeg daar een nieuwe taak toe. Vervolgens copieer je de Taak Template naar de juiste plek en vult deze in. Tot slot voeg je ook een lijn voor deze taak in de bovenstaande planning toe.

Taak Template:

[nr. taak]	[titel]
tijd
acties
wie
benodigdheden
verwijzingen
resultaat

Taken Voorzitter

De verschillende taken die als uitgangspunt kunnen worden genomen voor het project. Het is de bedoeling dat deze aangepast worden algelang naar de ervaring.

0007	Briefen Reserve Voorzitter
tijd	20 min per week
acties	Neem op een vast tijdstip iedere week even de tijd om samen te vatten wat er de afgelopen week is gebeurt. Verzamel eventuele gegevens die overgedragen moeten worden aan de reserve Voorzitter zodat deze niet met lege handen staat wanneer jouw taak overgenomen zou moeten worden. Neem vervolgens contact op met de reserve voorzitter, spreek dit even door en mail de gegevens door.
wie	voozitter
benodigdheden
verwijzingen
resultaat	Een goede backup.

0006	Doornemen Ubuntu gedragscode
tijd	5 min
acties
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	http://www.ubuntu-nl.org/ubuntunl/gedragscode en http://www.ubuntu.com/community/leadership-conduct
resultaat	goed gedrag?

0001	Opstarten Project RP
tijd	8 weken
wie	voorzitter
acties	deeltaken: 0002 0005 enz.
benodigdheden	zie deeltaken
verwijzingen
resultaat	Er is een projectteam gevormd, en er is een eerste bijeenkomst geweest waar iedereen elkaar beter heeft kunnen leren kennen.

0005	Inlezen verslagen voorgaande RP's
tijd	2 uur
acties	lezen
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	http://www.kletskous.com/2008/11/27/verslag-ubuntu-release-party-groningen/ http://prikbord.ubuntu-nl.org/blog/2008/11/27/verslag-releaseparty-groningen-door-laacque/ http://prikbord.ubuntu-nl.org/blog/2008/11/21/verslag-releaseparty-den-haag-door-double12/ http://bartek.blogsome.com/2007/10/
resultaat	weten waar je aan begint

0002	Publiceren Vacatures
tijd	2 uur
acties	Op het forum bekend maken van vacatures voor de verschillende rollen van het RP team. Daarbij verwijzen naar de vacaturepagina op de wiki waar precies staat wat het inhoud te solliciteren, wat er gevraagd wordt aan informatie en een verwijzing naar de pagina waar de verschillende rollen beschreven worden. Daarnaast geschikte mensen persoonlijk een uitnodiging sturen om eens te kijken op de pagina met vacatures. Duidelijk aangeven binnen welke termijn er gesolliciteerd moet worden.
wie
benodigdheden	link naar pagina met deelnemers RP teams voorgaande edities (Deze pagina is er nog niet)
verwijzingen	Vacatures
resultaat

0023	Leren werken met de Wiki
tijd	2 uur
acties	lees de wiki-uitleg pagina van ubuntu-nl en wijzig daarna deze pagina zodanig dat de reeds uitgevoerde taken met een X worden aangegeven in de planning zodat iedereen kan zien dat ze zijn uitgevoerd
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	Werken met de Wiki
resultaat	Je kan deze pagina aanpassen en je ervaringen er aan toevoegen. Daarnaast kan je de voortgang van het project aangeven in de planning op deze pagina

0011	Toevoegen Sollicitanten
tijd	10 min per sollicitant
acties	Wanneer er een sollicitatie binnenkomt voeg dan de sollicitant toe aan de lijst.
wie	voorzitter
benodigdheden
verwijzingen	lijst
resultaat	De lijst met sollicitanten wordt groter, en mogelijke gegadigden kunnen zien wie er allemaal al in bepaalde teams willen meedraaien. Dit werkt motiverend voor mensen die er ook over denken om mee te doen. Daarnaast kunnen gegadigden dan meteen zien welke vacatures nog helemaal open zijn.

0015	Plannen 1e teammeeting
tijd	?
acties	Plan in week nr. 29 een eerste informele teammeeting waarbij alle teamleden aanwezig zijn. Het is de bedoeling elkaar beter te leren kennen. Een activiteit zou leuk zijn, bijv. bowlen (wedstrijd met verschillende kernteams tegen elkaar?), een etentje oid. Mensen maken makkelijker contact als ze ergens mee bezig zijn. Zorg dat de sollicitanten zo spoedig mogelijk er van op de hoogte zijn dat ze hier verwacht worden, en geef duidelijk de datum en tijd door zodat ze er al ruim van te voren rekening mee kunnen houden.
wie	voorzitter
benodigdheden
verwijzingen	tips van vorige voorzitters
resultaat	ons kent ons

0012	Samenstellen Ubuntu RP team
tijd
acties	Er wordt bepaald wie er mee gaan doen in het RP organisatie team. De voorzitter organiseert de besluitvorming. Wie hierbij betrokken worden moet nog worden vastgesteld.
wie	voorzitter
benodigdheden
verwijzingen
resultaat	Een RP team

0010	RP Brainstorm forumonderdeel toevoegen
tijd
acties	Kijk of het te regelen is dat er tijdelijk voor de RP Brainstorm een nieuw forumonderdeel kan worden gemaakt waar leden van de Ubuntu gemeenschap draden kunnen openen om er hun ideeën voor de RP te ventileren en bespreken.
wie	voorzitter
benodigdheden	hulp van het Ubuntu forum team
verwijzingen
resultaat

0014	Organiseren 1e vergadering Kerngroep Aansturing
tijd	2 uur
wie	voorzitter
acties	voorbereiden onderwerpen, maken afspraken voor tijdstip enz.
benodigdheden
verwijzingen	Agenda en Notulen 2007 (Voorbeeld, klopt niet!)
resultaat

0022	1e teammeeting
tijd	nader te bepalen
acties	Iedereen neemt deel aan de 1e teammeeting. Deze is door de voorzitter georganiseerd met de bedoeling dat de verschillende teamleden elkaar op een leuke manier kunnen leren kennen.
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	fotos 1e teammeeting voorgaande edities
resultaat	ons kent ons

0009	ReleaseParty Brainstorm
tijd	4 weken
acties	Deeltaken: ........... nog in te vullen ......... Genereer ideeën met betrekking tot de Ubuntu RP. Betrek de gemeenschap daar zo veel mogelijk bij. Beperk je daarbij niet door je eigen kerngroep. Vorm na enige tijd met de kerngroep een beeld van welke ideeën betrekking hebben op jouw kerngroep en welke haalbaar en goed zijn. Maak hier een verslag van zodat de Kerngroep Aansturing aan het einde van de brainstorm een overzicht heeft van wat de verschillende kernteams in eerste instantie van plan zijn. Het Kernteam Aansturing kan vervolgens de haalbaarheid toetsen en het ambitieniveau van de RP vaststellen.
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	Hier komen verwijzingen naar de verslagen van de ideeën van voorgaande RP's te staan.
resultaat	Het ambitieniveau van de RP kan worden vastgesteld

0013	Vastleggen ambitinievau RP
tijd
acties	De leden van de kerngroep aansturing reflecteren op het resultaat van de brainstorm. De voorzitter organiseert een vergadering van het Kernteam Aansturing waarin de RP Brainstorm verslagen van de verschillende kerngroepen besproken en geëvalueerd worden. Aan de hand hiervan zal het ambitieniveau van de RP worden vastgelegd. Dit betekend dat er wordt nagedacht over de doelgroepen, wie dit zijn en met hoevelen deze zijn, het soort van activiteiten enz. De resultaten hiervan worden teruggekoppeld binnen de verschillende kerngroepen en naar de gemeenschap die betrokken was bij de Brainstorm.
wie	Kernteam Aansturing
benodigdheden
verwijzingen	Notulen ambitievergadering vorige edities. (zijn er nog niet)
resultaat	De verschillende hoofden van de kernteams hebben grofweg een idee van wat voor een party het gaat worden. Er is een schifting gemaakt van ideeën die haalbaar worden geacht, en ideeën die (voorlopig) in de ijskast worden gezet.

0033	Locatie kiezen
tijd
acties	Kies uit de verschillende geschikte locaties aangeleverd door de Kerngroep Locatie de meest geschikte locatie.
wie	Kerngroep Aansturing
benodigdheden	locatieverslagen
verwijzingen
resultaat	locatiekeuze

enz.	titel
tijd
acties
wie
benodigdheden
verwijzingen
resultaat