Stichting ondersteuning Ubuntu-NL
Ubuntu-NL is bezig met uitzoeken wat er bij een stichting komt kijken en waar allemaal rekening mee gehouden moet worden. Dit document probeert alle vragen hier rondom te beantwoorden als wel nog liggende vragen te benoemen.
Documenten
Oprichting
Voor de oprichting van een Stichting zijn verschillende zaken nodig. Ten eerste moeten er statuten opgesteld worden. Een conceptversie van de statuten is hierboven te vinden.
Daarna moeten de oprichters met de statuten naar de notaris om daar een acte van oprichting op te stellen. Hierna is de stichting officieel opgericht. Er zijn veel notarissen die dat willen doen en ook scheelt het veel in prijs waar je het doet. De notaris hoeft niet in de zetelgemeente gevestigd te zijn. Degene die de stichting op hebben gericht zitten op dat moment in het bestuur.
Nadat de stichting is opgericht moet hij ingeschreven worden bij de KvK waar de zetelgemeente onder valt. Samen met het inschrijven van de stichting moet ook het bestuur ingeschreven worden. De bestuursleden die ingeschreven zijn worden officieel ook als bestuursleden gezien, de rest niet. Daarom is het ook belangrijk om dit altijd bij te houden.
Hierna is de stichting opgericht.
Kosten: Voor de oprichting van een rechtspersoon dient rekening gehouden te worden met zo'n 300-400 euro. Er zijn voldoende middelen vrijgekomen na de Ubuntu Releaseparty 2010 die op de rekening van Holland Open zijn gereserveerd voor Ubuntu-NL die hiervoor gebruikt kunnen worden.
Organisatie
De stichting heeft ten alle tijden een bestuur. Dit bestuur moet officieel uit minimaal 1 persoon bestaan. Dit is voor een Stichting als Ubuntu-NL geen goede situatie. Daarom lijkt het mij handig om in de Statuten 5 functies te zetten. Zie het concept huishoudelijk regelement voor meer informatie over de voorlopige invulling van de functies.
Een ander belangrijk punt is de bestuursoverdracht. Nieuwe bestuursleden worden gekozen door de zittende bestuursleden.
Belastingdienst
Een stichting moet zich altijd afvragen of wat hij doet opgegeven moet worden bij de belastingdienst. Hier is de stichting zelf verantwoordelijk voor. Daarom hieronder wat regels wat wanneer opgegeven moet worden. Er moet wel op gelet worden dat zo snel we wat belasting moeten betalen dat we een belastingnummer moeten aanvragen bij de belastingdienst. Verder moet er dan een boekhouding zijn die aan bepaalde regels moet voldoen. De regels rondom de administratie van een stichting zijn aanwezig en moet ook aan voldaan worden . Daarom hieronder de regels:
- Het archief moet 7 jaar bewaard worden.
- Het archief moet compleet zijn (dus verslagen en bonnen/facturen bewaren)
- Er moet een balans en jaarrekening komen binnen 6 maanden na de afsluiting van het boekjaar.
De BTW moet nogal snel afgedragen worden. Dit komt om de hoek zetten zo snel we wat verkopen, en hier kan al simpel gedacht worden aan fris/cd's op een releaseparty maar ook als je, bij een donatie iets terug geeft (bijv. stickers of een dienst). Hier krijg je vrij snel mee te maken. De vennootschapsbelasting krijg je niet snel. Dit is alleen als je een “ondermening” drijft. Hierbij moet je aan het economisch verkeer deelnemen. Dit zou zijn als we bijvoorbeeld entree gaan vragen voor een releaseparty. Als zulke zaken gaan spelen moet dit goed uitgezocht worden.
Sponsoren
Voor een stichting is het makkelijker om sponsoren te zoeken. De sponsoren doneren dan namelijk aan een apart rechtspersoon die het moeten besteden tbv een gedefinieerd doel. Ook sponsoren veel organisaties niet aan personen en alleen aan andere organisaties.
Bezit
Het bezit van Ubuntu-NL is hier makkelijk onder te brengen. Op dit moment staat het allemaal waarschijnlijk op naam van personen wat meer risico met zich meebrengt als die stoppen, om wat voor reden dan ook.
Vrijwilligers
Het grootste probleem wat met de WA van de vrijwilligers is is dat er bewezen moet worden dat jij dat gedaan hebt. Zo niet is het de verantwoordelijkheid van de organisator. En ook zijn/haar WA verzekert dat niet omdat ook niet bewezen kan worden dat hij het gedaan heeft. Dus moet de organisator het uit eigen zak betalen.
Voorbeeld: Er ligt een bananenschil op de grond en iemand valt erover en breekt zijn been. Op dat moment is de organisatie verantwoordelijk. Maar zijn/haar WA dekt dit niet. Dus dan is het handig als de Stichting een evenementenverzekering heeft waar zoiets wel onder valt.
Vragen
- Moet de notaris waarbij je de stichting opricht ook in de zetelgemeente zitten? Nee. Dit hoeft niet.
- Kunnen we een ANBI-stichting worden? Dat gaan we zeer waarschijnlijk niet halen. Dus ik denk dat we hier niks aan moeten doen.
- Belastingdienst uitspraak over vrijwilligers die professioneel ook met Ubuntu bezig zijn laten doen. Zolang we niks anders betalen dan onkostenvergoedingen op basis van bonnetjes is er niks aan de hand.
Naam
Het gebruik van een merknaam in de naam van een stichting mag in principe niet, maar afhankelijk van de activiteiten van een stichting kan het wel toegestaan zijn. Bijvoorbeeld "Vrienden van ..." is toegestaan, als de activiteiten niet concurreren met de activiteiten van het bedrijf dat de naam heeft geregistreerd. Het is verstandig om schriftelijk toestemming te vragen aan Canonical om de naam Ubuntu te gebruiken als je zeker wilt weten dat je geen problemen krijgt. Ubuntu-nl verleent ondersteuning aan gebruikers van ubuntu, en dat is wat Canonical ook doet om zijn geld te verdienen, dus er zou mogelijk bezwaar gemaakt kunnen worden. Het beste is om toestemming te krijgen van Canonical, of anders een naam te kiezen waarin de term Ubuntu niet voorkomt.
Vrijstelling belasting onkostenvergoeding vrijwilligers
Wanneer ubuntu-nl alleen werkelijk gemaakte kosten vergoed, dan vallen onkostenvergoedingen altijd onder de vrijwilligersregeling, ongeacht of vrijwilligers nog andere vrijwilligersvergoedingen krijgen van andere organisaties. Dit is expliciet aan de belastingdienst gevraagd, en dat is bevestigd. Dit betekent dat we wanneer we dat dan ook in de statuten opnemen, dat we alleen werkelijk gemaakte kosten vergoeden, en dat daarmee vrijwilligers gegarandeerd geen problemen met hun belasting krijgen.
To Do
- Er moeten bestuursleden gezocht worden
- Er moet een naam gekozen worden voor de rechtspersoon.
- Zodanig dat er geen inbreuk wordt gemaakt op rechten Canonical. Zie paragraaf boven.
- Zetelgemeente moet gekozen worden.
- Een aantal goed bereikbare locaties kiezen, en dan de prijzen vergelijken?
- Waar moet het geld heen bij opheffing?
- Debian?
- Er moet een bank gekozen worden.