Vergadering 24 juni 2011

Van 20.00 tot 21.30 in #ubuntu-nl-meeting op Freenode.

Inhoud

Vergadering 24 juni 2011

Agenda

Raadsdeel

Tijdens dit deel van de vergadering kunnen alleen gemeenschapsraadsleden praten.

agendapunt	beschrijving	ingebracht door	link
0	Mededelingen van de voorzitter.	Sense Hofstede
1	Actiepunten afvinken	Thomas de Graaff
2	back-up functie LoCo contact Ubuntu-nl	leoquant
3	Loco reapproval: update	Thomas de Graaff
4	Team rapportages, hoe zorgen we dat het werkt?	Thomas de Graaff	http://wiki.ubuntu-nl.org/community/Meetings/Meeting20110110/VoortgangTeams
5	Reapproval pagina bijwerken	Thomas de Graafff	https://wiki.ubuntu.com/DutchTeamApprovalApplication
6	Stichting: vergeten besluitpunten vorige vergadering	Thomas de Graaff
7	Afwezigheid	Gijsbert
8	Update serveroverzetten	Thomas

Alleen gemeenschapsleden kunnen punten op de agenda zetten.

Toelichting agendapunten raadsdeel

agendapunt	toelichting	door
1	Iedere vergadering worden er actiepunten bijgehouden die een deadline krijgen. In dit punt worden actiepunten nagelopen om te kijken of deze uitgevoerd zijn. Is dat niet het geval, en is de deadline verlopen, dan wordt gekeken wat de reden is, en of er alsnog actie ondernomen dient te worden.	Thomas de Graaff
2	Voor iedere functie moet in principe een back-up zijn. Nu is dit ook gebleken voor het de functie van LoCo contact. Deze functie is nu ruim 8 weken niet meer ingevuld, dus het lijkt mij verstandig een vice- LoCo contact aan te wijzen voor Ubuntu-nl	leoquant
3	Is er al een datum voor een nieuwe reapproval van Ubuntu-NL? Zo niet, wie pakt dit op, en zorgt dat we zo snel mogelijk weer voor een reapproval op kunnen gaan?	Thomas de Graaff
4	Om officieel loco te zijn is het belangrijk dat er team rapportages worden bijgehouden waarin de teams met enige regelmaat melden wat er is gebeurt/gedaan, en wat de plannen zijn e.d. Hiervoor is enige tijd geleden een wiki structuur gemaakt, maar er dreigt de slop in te geraken. Hoe zorgen we ervoor dat er voortgangsverslagen gemaakt worden?	Thomas de Graaff
4	Ideeën: - Gebruik de teamrapportages meteen als middel om de community te laten zien wat het team doet. Wellicht is het beter om de rapportages in de vorm van een blog te gieten zodat ze bijvoorbeeld meteen op de planet gepubliceerd kunnen worden. Dit vraagt wel een andere stijl van rapportage denk ik, wat minder droog. Op deze manier is een rapportage niet langer iets dat in een lade verdwijnt, maar iets wat jouw team in een leuk daglicht zet, en waarmee je je team kan promoten. Het kan daarmee als meer zinvol ervaren worden. - De gemeenschapsraad controleert maandelijks of teams hebben gerapporteerd, en zo niet gaat de gemeenschapsraad uitzoeken wat de reden is van niet rapporteren. Hiertoe is het dan ook van belang dat ieder team iemand aanwijst die de rapportages maakt, en die de gemeenschapsraad daarover kan aanspreken. Ook is het dan mogelijk om maandelijks even een herinnering te sturen naar de verantwoordelijken zodat ze het niet vergeten.	Thomas de Graaff
5	Er is het afgelopen half jaar enorm veel gebeurd. Er is een nieuw organisatievoorstel dat is geïmplementeerd, er zijn verkiezingen geweest voor een nieuwe gemeenschapsraad, er is een Global Jam geweest, er is een Linux Themadag geweest, de oprichting van een stichting is weer opgepakt, er is een nieuwe hostingprovider gevonden, etc. Het wordt tijd om de reapprovalpagina bij te werken zodat deze up to date is voor de volgende reapproval. Wie pakt dit op, en enthousiasmeert de juiste mensen om de pagina bij te werken?	Thomas de Graaff
5	Het documenteren wat er gedaan is kan wellicht ook in de vorm van maandelijkse team raportage. Zo vul je het gat van de afgelopen maanden op, en is het duidelijk en overzichtelijk wat er is gedaan. Kijk bijv. ook eens hoe de belgen hun voortgang bijhouden: https://wiki.ubuntu.com/BelgianTeam/TeamReports Als je voor herheuring gaat is een beknopte opsomming denk ik beter dan zo'n heel verhaal a la "herkeuringspagina". Dit laatst ging voor ons over de afgelopen 4 jaar. Nu kunnen we gewoon blijven bij maandelijks bijhouden. Ik heb een vermoeden dat de leden van de LoCo Council zo'n dik document toch niet helemaal doorlezen. Ik zou denken laat herkeuringspagina as is (geschreven op december 2010). En laat vanaf dan een goede overzichtelijke voortgang zien. Als je dit voor herkeuring wilt gebruiken moet uiteindelijk alles in het Engels....	Rachid
6	Stichting vergeten besluitpunten vorige vergadering: - Besluitpunt: waar gaat het geld bij opheffing heen? - Besluitpunt: kosten stichting: oprichting +- 400 euro, jaarlijks +- 200 euro (90 euro bankkosten, 25 euro kamer van koophandel, 75 euro reservering overige), is dat akkoord? (exclusief kosten die de stichting maakt voor activiteiten etc. puur kosten onderhoud stichting zelf)	Thomas de Graaff
7	Nog niets van het voorbeeld afwezigheidslijst gehoord die ik rondgestuurd heb per mail. Is dit goed zo? En afwezigheid door een ieder zelf in te vullen of door mij?	gijsbert

Publiek deel

Dit is het openbare deel van de vergadering. Iedereen kan meepraten, maar de alleen de gemeenschapsraadsleden stemmen.

agendapunt	beschrijving	ingebracht door	link
1

Iedereen kan een punt aan de agenda toevoegen, maar het moet gesteund worden door een gemeenschapsraadslid.

Toelichting agendapunten Publiek deel

agendapunt	toelichting	Ingebracht door:	Gesteund door:
1
2

Notulen

Aanwezige raadsleden: Thomas de Graaff, leoquant, Ronnie, Gijsbert

Afwezige raadsleden: Sense Hofstede, Keimpe de Jong, Johan van Dijk

Raadsdeel

Actiepunten afvinken
- De discussie op mailinglijst over weergave algemene verschillen tussen LTS en normale uitgave op site zodat gebruikers een goede keuze kunnen maken is nog niet afgerond. Het actiepunt is gewijzigd naar het afronden van de discussie.
- Het vragen van toestemming aan Canonical voor het gebruik van de naam "Stichting ondersteuning Ubuntu-NL" is nog niet gedaan, onze LoCo vertegenwoordiger is niet actief. Dit punt gaat naar Ronnie.
- Het inventariseren van de afwezigheid is niet afgerond. Dit actiepunt gaat naar Gijsbert.
back-up functie LoCo contact Ubuntu-nl
- Ronnie neemt voorlopig de functie van LoCo contact waar, hij weet de weg.
- Volgende vergadering wordt er besproken hoe lang iemand afwezig kan zijn voordat er vervanging wordt gezocht.
Loco reapproval: update
- Er is nog geen datum voor een nieuwe reapproval van Ubuntu-NL als officieel LoCo. Ronnie gaat er achteraan als backup LoCo contact.
Team rapportages, hoe zorgen we dat het werkt?
- Thomas plaatst een vast agendapunt maandelijks op de vergadering om de voortgangsrapportages van de verschillende teams langs te lopen. Zo blijft de gemeenschapsraad op de hoogte van wat de verschillende teams doen.
- Leoquant neemt contact op met de verschillende teams om te overleggen over voortgangsrapportages, en hier vorm aan te geven. Verder maakt hij een lijst met de verantwoordelijke teamleden hiervoor en de contactgegevens.
Reapproval pagina bijwerken
- Thomas pakt dit op.
Stichting: vergeten besluitpunten vorige vergadering
- Thomas neemt contact op met Jan Stedehouder voor een advies in verband met een doel voor de gelden van de stichting bij opheffing. Jan Stedehouder is goed bekend met de (Nederlandse) Open Source wereld.
- De gemeenschapsraad is akkoord met de kosten die het onderhoud van een stichting met zich meebrengt.
Afwezigheid
- Alle gemeenschapsraadsleden brengen Gijsbert op de hoogte van hun aan- danwel afwezigheid tijdens de vakantie.
- Gijsbert zal een overzicht vervolgens naar alle leden sturen.
Update serveroverzetten
- Een groot deel is al overgezet, de planet, wiki, chat, de kaart en de www. De DNS wordt binnenkort overgezet zodat deze ook echt online komen. De wiki is opgewaardeerd naar een nieuwe versie, en deze wordt op het moment getest, en dat loopt goed. Er worden geen problemen verwacht met het overzetten van het forum.
- Waarschijnlijk heeft alleen SWAT op dit moment root rechten, Johan van Dijk en UnDifineD hebben rechten om e.e.a. in te stellen.
- Thomas neemt contact op met Dennis om het e.e.a. te bespreken mbt. de serverovergang en toegangsrechten.
- Gijsbert gaat een meeting plannen na de vakantie voor de gemeenschapsraad en het beheerteam. Het huidige beheerteam is in een noodsituatie snel uit de grond gestampt, het is goed om als de nood voorbij is te overleggen hoe het is gegaan, en hoe verder te gaan. Het kan zijn dat er leden van het team zijn die vinden dat met het overzetten van de server hun taak er op zit. Er is destijds een coreteam samengesteld met als doel het overzetten, maar er waren meer aspirant leden die wellicht tot het team kunnen toetreden. Er zijn onduidelijkheden geweest met de leiding binnen het team, Johan heeft dit opgepakt, hoe gaat het? Dit soort zaken kan tijdens het overleg ter sprake gebracht worden.

Publieke deel

Er waren geen agendapunten voor het publieke deel van de vergadering.

Log

Log van de vergadering

Actielijst

Actielijst

CategoryRaadsvergaderingen CategoryVergaderingen