Vergadering gemeenschapsraad 10 mei 2015

Samenvatting

Gijs is afwezig
Nalopen actiepunten:
- Marten: ~ubuntu-nl-stemgerechtigden krijgt ieder jaar een mailtje.
- Marten: cronjob aanmaken voortgangspagina: voorbereiding klaar, maar moet nog geactiveerd worden.
- Timo: topic over IRL meeting geopend: https://forum.ubuntu-nl.org/index.php?topic=87988.0 .
W.v.t.t.k.
- Timo: hoe staat het met samenvoegen communicatie
  - er is groen licht, laten we vanaf nu gewoon het forum gebruiken. Het is misschien technisch mogelijk
    - om verkeer door te sturen naar de mailing list tijdens de overgangsperiode, maar simpeler is het om gewoon voor belangrijke dingen een linkje te posten.
  - Uit het punt dat er wel erg veel handmatig bijgehouden moet worden dan (wiki, loco directory, forum,
    - mailing list) voor een vergadering, komt het idee op om een forumtopic per meeting aan te maken, en
      dit dan te gebruiken i.p.v. de wiki voor aankondiging, voordiscussie, actiepunten/notulen & logs.
    - het forumtopic zou een week voor de vergadering aangemaakt kunnen worden zodat hier
      - ook vanuit de gemeenschap punten kunnen worden aangedragen.
    - Er moet wel een lijst zijn van deze topics. We zouden die kunnen integreren in:
      - http://wiki.ubuntu-nl.org/community/TeamVerslagen/Wily-15.10
    - Timo & Marten zijn voor. We willen wel graag eerst nog Gijs er ook naar laten kijken.

Actiepunten

Marten: maakt de cronjob af.
Gijs regelt het voorleggen van het nieuwe organisatiedocument aan de leden
Gijs: mening over het plan om een forumtopic per vergadering te gebruiken doorgeven
Timo: opent het forumtopic voor de volgende meeting indien Gijs akkoord is

Volledige log

<Timo> commandoline: Hmm, ik ben nogal laat. Is er nog een vergadering of heeft Gijs ook niets van zich laten horen?
<commandoline> Timo: hoi. Nee, ik heb Gijs nog niet gezien.
* commandoline stuurt hem wel even een mailtje
<commandoline> done
<commandoline> ik stel voor dat we wachten tot 20:27, en als hij er dan niet is dat we toch doorgaan met i.i.g. even kijken hoe het ervoor staat.
<commandoline> ok, 1) actiepunten
<commandoline> http://wiki.ubuntu-nl.org/community/Gemeenschapsraad/Vergadering20150218 is volgens mij de laatste keer.
<commandoline> iedereen in ~ubuntu-nl-stemgerechtigden moet ieder jaar een mailtje krijgen of ze lid willen blijven
<commandoline> dat is gebeurd
<commandoline> Maakt topic aan voor IRL te integreren in een kleine Release Party
<commandoline> is gebeurd zag ik, https://forum.ubuntu-nl.org/index.php?topic=87988.0 , maar geen antwoord. Timo, heb jij daar nog wat aan toe te voegen aangezien het jouw punt is?
<Timo> Sorry, iets neemt ontstellend veel IO op mijn computer in beslag, dus ik typ met een vertraging van enkele seconden.
<commandoline> (laatste punt is dat ik een cronjob zou aanmaken met een link naar de teamverslagenpagina. Dat is nog niet gebeurd, is wel al aardig wat voorbereiding voor gedaan (waaronder de nieuwe voortgangspagina: http://wiki.ubuntu-nl.org/community/TeamVerslagen/Wily-15.10))
<commandoline> (dus die schuift door)
<commandoline> Timo: ok
<Timo> Ik heb inderdaad dat topic aangemaakt, geen antwoord ontvangen. Zal ik TonH een PB sturen?
<Timo> Oké, die cronjob lijkt me ook niet een heel hoge prioriteit hebben.
<commandoline> nou, het moet wel gebeuren, maar ik moet het even uitzoeken en dat is er niet van gekomen. :(
<commandoline> Maar goed, dat komt eraan.
<Timo> Geen probleem.
<commandoline> Timo: Dat kan je proberen, hoewel het zonder meer aanmeldingen wel lastig wordt. Misschien dat iets op kleine schaal werkt...
<commandoline> in ieder geval het proberen waard.
<Timo> Ik heb inderdaad geen enkele respons gehad, ook niet vanuit de community.
<Timo> Heb je ergens de agenda van de vergadering staan overigens?
<commandoline> Nee, er zijn dit keer geen eerdere agendapunten ingebracht dus het volgende zou gewoon w.v.t.t.k. zijn. Tenzij jij hierover nog iets hebt?
<Timo> Nee, wat mij betreft niet.
<Timo> Nog wel een puntje voor de w.v.t.t.k.
<commandoline> ok, ga je gang :)
<Timo> We hadden ergens eind vorig jaar het plan om de communicatie van de gemeenschapsraad naar één kanaal te brengen; hoe staat het daarmee? Is daar nog wat mee gebeurd en/of moeten er dingen worden uitgezocht/ingesteld hiervoor?
* commandoline zoekt even de mailtjes hierover op.
<Timo> Ok.
<commandoline> (ik kreeg trouwens net antwoord van Gijs, heb doorgestuurd, die haalt de vergadering dus niet, maar wat we nu bespreken zal ik even samenvatten + log aan hem sturen later)
<Timo> Oké, prima.
<commandoline> In het kort komt het erop neer dat we groen licht hebben om /ubuntu-nl gewoon te gebruiken hiervoor op het forum (was trouwens altijd al ontopic)
<Timo> Oké. En het eventuele forwarden van daar geplaatste berichten naar de mailinglist?
<commandoline> er is de laatste tijd niet echt iets globaals opgekomen, maar misschien moeten we ook meeting-gerelateerde dingen daar maar posten in plaats van via mailing lists. Dus gewoon dat gaan gebruiken.
<Timo> Ja, goed plan.
<commandoline> Voor het forwarden was de beste oplossing een account aanmaken dat doorstuurd naar de lijst, en vervolgens geband wordt om het wachtwoord resetten te voorkomen.
<commandoline> Dat kan ik aan Johan vragen om in werking te stellen, maar het blijft nogal een hack.
<Timo> Wie pakt dat op (ik weet dat Johan het privé nogal druk heeft, dus dat kan even duren)?
<Timo> Wil jij dat doen?
* commandoline vind het ook niet zo'n probleem om gewoon een forumtopic-link in een mailtje te plakken en verder de mailing list te sluiten.
<Timo> Nee hoor. Bij echt belangrijke onderwerpen.
<commandoline> (dus handmatig bijhouden tijdens de overgangsperiode, en verder een mailtje sturen aan de lijst dat we in principe ophouden die te gebruiken)
<Timo> Moeten we daar in het vervolg ook meetingreminders neer gaan zetten?
<commandoline> Daarbij is het belangrijkste punt dat we balansen tussen niet teveel gedoe (want dan gebeurt het niet), en goede zichtbaarheid.
<commandoline> we hebben al de loco directory + de wiki.
<Timo> Dat is waar.
<commandoline> We zouden misschien als alternatief een forumtopic per meeting kunnen openen, dan is er mogelijkheid om van te voren agendapunten in te brengen + alvast voordiscussie
<commandoline> & na afloop zouden daar de log + notulen geplaatst kunnen worden.
<commandoline> Misschien werkt dat om de gemeenschap nog wat meer te betrekken. Dat zou betekenen dat we stoppen met de wiki hiervoor gebruiken.
<commandoline> (wat dan ook direct het nadeel is. Maar we zouden op de voortgangspagina van de wiki misschien wel een topiclijst kunnen bijhouden)
<Timo> Dat lijkt me eigenlijk een heel goed idee. Ik heb het idee dat de wiki/loco directory de vindbaarheid en de begrijpbaarheid niet bevorderen.
<Timo> http://wiki.ubuntu-nl.org/community/Gemeenschapsraad/Vergaderingen <- hier dan dus linkjes naar topics.
<commandoline> Dit moet ook nog langs Gijs, maar met zijn voorgestelde wijzigingen aan het organisatiedocument mag dit ook nu de mailing list niet meer expliciet genoemd wordt.
<commandoline> Timo: Ik dacht eraan om met die pagina te stoppen en ze hierbij te zetten: http://wiki.ubuntu-nl.org/community/TeamVerslagen/Wily-15.10
<Timo> Ok, dat kan ook ja.
<Timo> Als er maar een centraal overzicht kom.
<commandoline> Zo'n overzicht moet wel handmatig bijgehouden worden, vandaar dat ik de laatste voorstelde. Daar komt immers ook een herinneringsmailtje voor binnenkort.
<Timo> Uitstekend.
<commandoline> (en het past ook gewoon goed bij het paginadoel, een lijst met meetings)
<commandoline> ok, dan stel ik voor dat we Gijs hier nog even input op laten hebben, en als hij akkoord is dat we dit voor de volgende meeting gaan doen.
<Timo> Dus even concreet: aankondiging (en afsluiting) meeting op forum, lijst met topics op de door jou genoemde pagina.
<commandoline> ja, één forumtopic per meeting. Aangemaakt voor de meeting (misschien op hetzelfde moment als die cronjob gaat lopen, een week voor de meeting)
<commandoline> en 'afgesloten' met de logs/notulen (hoewel slotjes niet nodig is wat mij betreft, verdere discussie kan geen kwaad mits ontopic)
<Timo> Prima.
<commandoline> ok, heb jij verder nog punten?
<Timo> Ik wil die forumtopics eventueel wel op me nemen, ik ben toch vrij veel op het forum als moderator.
<Timo> Verder geen punten nee.
<commandoline> Timo: dat zou mooi zijn. :)
<commandoline> Ik heb nog het punt dat volgens mij het laatste organisatiedocument (Gijs had dat af) nog wel langs de stemgerechtigden moest.
<Timo> Als ik een mail met goedkeuring van Gijs zie, begin ik ermee.
<Timo> commandoline: ik kan me inderdaad niet herinneren dat dat al is gedaan.
<commandoline> Ik verwacht geen problemen dus we zouden het gewoon kunnen posten naar de mailing list van de stemgerechtigden ('iemand nog opmerkingen of is dit ok?') samen met een forumtopic in /ubuntu-nl
<commandoline> maar dat moet nog even gebeuren en we moeten even met Gijs coordineren wie dat doet.
<Timo> Lijkt me wel, en bij geen commentaar gewoon invoeren?
<commandoline> Timo: Inderdaad, zoals gezegd de wijzigingen zijn eigenlijk gewoon verduidelijkingen + dat mailing lijst niet expliciet genoemd wordt, dus dat lijkt me het werkbaarst.
<Timo> De ervaring leert dat dat bespreken via de mail niet erg snel gaat, is het een idee om een vergadering tussentijds in te lassen?
<commandoline> Dit moet uiteindelijk langs de stemgerechtigden, dat kan niet anders dan per mail/forum...
<commandoline> Het lijkt me wel goed dat dit voor de volgende keer in gang gezet wordt. Wat vind je hiervan:
<Timo> Klopt, maar het bespreken van de zojuist genoemde punten met Gijs, bedoelde ik meer.
<commandoline> Als Gijs dit wil doen (aangezien hij de wijzigingen gedaan heeft) dan wordt het een actiepunt voor hem, als hij dat niet wil/geen tijd heeft dan neem ik dat op me.
<commandoline> Zo kunnen we de volgende vergadering evalueren.
<Timo> Oké.
<Timo> Lijkt me goed.
<commandoline> In hetzelfde mailtje kan ook het plan om het forum centraler te stellen nog langs hem gaan, dus dan zou alles volgende maand gewoon klaar + ingevoerd zijn. Als het toch nog meer discussie is dan verwacht, is een tussentijdse meeting idd wel een goed idee.
<Timo> Dat zien we t.z.t. dan wel. :-)
<commandoline> idd. Ok, dat was mijn laatste punt. Dus wat mij betreft zijn we klaar.
<Timo> Oké, stuur jij samenvatting naar Gijs toe? Dan wacht ik op groen licht voor de punten van het forum, ik zie het mailverkeer wel voorbijgaan.
<commandoline> Prima. Fijne avond verder!