Meeting werkgroep releaseparties maandag 28 december 2009

Aanvang

Om 19:30 uur in IRC kanaal #ubuntu-nl-meeting op irc.freenode.net

Agenda

Kort overzicht van de agendapunten

1. Activiteiten op de grote release party

Als er een grote release party komt, welke activiteiten zijn dan de moeite waard om zo'n dag interessant te maken? En hoe haalbaar zijn die?

Een voorzet, kijk kritisch naar deze lijst en verzin zelf ook nieuwe activiteiten:

• Naast een installatie team, een helpdesk team en een demo team.
• Veel presentaties, lezingen, trekt bezoekers
• Workshops installatie van Ubuntu
• Goodies verkoop, Canonical store (voorbestelling via forum)
• 4 demo pc's op een rijtje met Ubuntu, Xubuntu, Kubuntu en Edubuntu naast elkaar met een duidelijke poster met uitleg erbij zodat mensen makkelijk de verschillende systemen naast elkaar kunnen vergelijken.

• Externe open source partijen (OpenTaal, OpenOffice.org, Gnome NL, KDE NL, Mozilla NL, Google NL, etc?)

• Spreker van Canonical
• Spreker uit politiek/bestuur die bezig is met open source
• Een Ubuntu-quiz
• Een debat (iemand uit de politiek, een community man, iemand van een open source bedrijf, iemand van Microsoft, en de zaal die vragen mag stellen)
• Multiseat-pc
• LAN-party. Met duidelijke instructievelletjes waar op staat welke toetsen e.d. te gebruiken zodat bezoekers snel en makkelijk kunnen meespelen.
• Een gastheer, gastvrouw die als enige taak de sprekers en externe gasten opvangt, weet waar alles is, wanneer, en telefonisch voor deze bereikbaar is. Tevens heeft deze persoon een lijst met telefoonnr's als er iemand anders bereikt moet worden.
• In alle presentatieruimten een aangesloten laptop met Ubuntu erop diedirect voor presentaties gebruikt kan worden. Het enige dat men mee hoeft te nemen is een usb stick met de presentatie erop. (geen gedoe meer met het aansluiten, resoluties e.d.)

2. Caféparties.

Internationaal wordt aangeraden om van de release van Lucid een waar spektakel te maken: één hele grote party en een heleboel (>10 per land) caféparties. Caféparties zijn makkelijk te organiseren, er hoeven alleen afspraken met de café-eigenaar te worden gemaakt en wat laptops te worden meegenomen. Er hoeft geen/weinig ondersteuning vanuit Ubuntu NL te komen. Is dit een goed idee, of nemen we hiermee te veel hooi op onze vork? En is dit ook veilig, in verband met diefstal en dergelijke in cafés?

3. Verdeling verantwoordelijkheden organisatieteam

Het lijkt me een goed plan als we de organisatie van een dergelijk groot event met een team op ons nemen zonder dat er één persoon in zijn eentje het grootste deel van het werk verzet zoals in het verleden meestal gebeurde. Het voorstel is om de verantwoordelijkheden over acht personen te verdelen zoals aangegeven op de releaseparty wiki: http://wiki.ubuntu-nl.org/community/ReleasepartyWiki/Organisatie#Organisatie-taken

4. Samenwerking met de HCC

We hebben enige tijd terug contact gezocht met de HCC om te gaan samenwerken bij het organiseren van events. Dit is erg goed bevallen van beide kanten. De HCC heeft inmiddels een HCC Linux Platform opgericht waaraan Ubuntu-nl ook deelneemt. De leden van dit platform lijkt het erg leuk om samen met Ubuntu-nl de organisatie van de Lucid Lynx Releaseparty op te pakken, en andersom zijn wij van het events team ook erg blij met deze samenwerking. De motivatie hierbij is dezelfde als die van ons, het met elkaar een leuke dag hebben, en daarbij Ubuntu flink promoten en problemen van gebruikers oplossen. Daarnaast zal de HCC zich als club ook willen presenteren, en als het even kan nieuwe leden werven zodat ze in de toekomst ook dit soort activiteiten kunnen blijven organiseren. De HCC heeft hierbij veel te bieden. Allereerst is er bij de HCC veel ervaring met het organiseren van activiteiten en zijn er veel contacten met externe partijen die hier een bijdrage aan kunnen leveren. Daarnaast heeft het HCC Linux platform toegang tot veel HCC middelen, van laptops tot beamers, switches, routers, ethernetkabels, verlengsnoeren, tot financiële middelen. Daarnaast stelt de HCC hun kantoor ter beschikking voor de afhandeling van de financiële kant die komt kijken bij een dergelijk evenement, dat betekend, betalingen verrichten, administratie e.d.

5. Releaseparty's en andere activiteiten in scholen

Toen het forumtopic over de karmic party's bezig was kwam het idee om een party op school te houden. Helaas is dit niet meer voor de karmic release gelukt, maar misschien is dit wel degelijk iets om over na te denken voor de Lucid partyś

Notulen

1. Activiteiten op de grote release party

• Sprekers: Sprekers worden lastig. Zeker van Canonical.
• Cursus: Proberen verschillende korte cursusen neer te zetten, zoals basiscursus, beheerscursus.
• Cursus: Proberen mensen te vinden om deze cursusen te geven
• Debat: Voor het debat moet je proberen meer te hebben dan alleen windows/linux. Dus ook iemand voor o.a. Apple.
• Debat: Voor een debat zijn bekenden ook handig, zoals Neli Kroes, Dennis Kaarsemaker, Michel vd Bel, Jeroen Baten.
• Debat: Eerst peilen of community dit wel wil. Als die het niet willen dan lijkt debat niet handig.
• Demo: Een apart helpdesk-, install- en demo-team. Deze moeten dan ook wel aan andere tafels zitten zodat er een duidelijke scheiding is.
• LAN: Een LAN op zetten voor games te spelen is een goed idee. Hiervoor moeten de mensen wel zelf hun laptop/pc meenemen. Wij proberen wel monitoren/muizen/keyboards te regelen.
• LAN: Het handigste is als de games op ee DVD/Server staan zodat ze snel gedownload en geinstalleerd kunnen worden.

• LAN: DooitseDeJog: Forumthread opzetten om te zoeken naar games en de voorstellen verzamelen

• Quiz: Het is misschien een idee om dit door een bedrijf te laten opzetten zoals "At computers" of digitaal te doen. Verder was het ook de vraag voor tijdens of achteraf (bij vertrek laten invullen)

• LPIC: ThomasDeGraaff gaat kijken of LPIC-examens afgenomen kunnen worden op de party.

• Muziek: Het is misschien leuk om te kijken of we DJ's kunnen laten draaien op de party die gebruik maken van een linux-pc met open source muziek-programma.
• Muziek: Als er een beamer geregeld kan worden dan ook het beeld van de DJ's projecteren.

• Derden: We kunnen ook andere Open Source-partijen zoals GNOME-NL, OpenTaal en OpenOffice-nl uitnodigen voor er te staan.

2. Caféparties.

• Caféparties moeten het vooral zelf regelen.
• Hoe/Waar ze georganiseerd worden maakt ons niet veel uit.
• We bieden ondersteuning met:
• * Algemene flyer waar al deze data opstaan

• * http://www.releaseparty.eu

• * Reclame op onze grote releaseparty. (posters)
• * Op onze site

• * Double12: Opstellen lijst met tips voor organiseren Caféparty: http://wiki.ubuntu-nl.org/community/ReleasepartyWiki/KleineParty

• Vragen kunnen de Caféparties altijd maar kijken per geval of we kunnen helpen.

3. Verdeling verantwoordelijkheden organisatieteam

• Deze verdeling is alleen handig bij grote release-parties zoals deze
• Onder de team-leden werkgroepen om druk te spreiden
• Ieder team-lid rapporteerd voor zijn/haar werkgroepen aan het team
• Graag team-leden uit HCC en Ubuntu-nl
• Thomas_de_graaff: Dit voorstellen aan HCC

4. Samenwerking met de HCC

• De samenwerking bevalt prima. Er is alleen zorgen over de hoeveelheid bureaucratie. Maar dit heeft nog niet veel problemen opgeleverd dus zal wel uitblijven.

5. Releaseparty's en andere activiteiten in scholen

• Hiervoor gelden dezelfde punten als voor Caféparties.

WVTTK

• Locaties: Er wordt druk gesproken over locaties. Bas van de HCC is al aan het navragen bij locaties in Ede.
• * Maar men ziet het ook graag gebeuren in grotere steden zoals Utrecht, Amsterdam of Amesfoort.

• * Als iemand ideeen heeft voor locaties die goedkoop zijn en ook ervoor ingericht dan laten weten aan ThomasDeGraaff

• * Een locatie moet wel ingericht zijn voor een partie. Anders is het regelen van schotten, stoelen, bekleding ook nog veel extra werk.

Besluiten:

• Er komt beperkte ondersteuning voor Caféparties
• Team-indeling zoals voorgesteld prima.
• Samenwerking met HCC is prima

Actiepunten:

• Allen: Goede cursussen/cursusleiders zoeken.

• DooitseDeJog: Forumthread opzetten om te zoeken naar games en de voorstellen verzamelen

• ThomasDeGraaff: Informeren mogelijkheden LPIC

• Iemand: Peilen animo voor debat in forum
• Iemand: Lijst maken met andere open-source partijen om te contacteren

• Double12: Opstellen lijst met tips voor Caféparty: http://wiki.ubuntu-nl.org/community/ReleasepartyWiki/KleineParty

• Thomas: Voorstellen team-indeling aan HCC
• Allen: Tips voor locaties doorgeven aan Thomas_de_graaff

Log

Zie bijlage bij deze pagina