Aanspreekpunt Locatie

Verantwoordelijkheden en invulling

Het aanspreekpunt locatie heeft een zware taak. Je neemt deel aan zowel de Kerngroep Vrijwilligers als de Kerngroep Locatie. Dit betekend een dubbele belasting. De nadruk binnen het Kernteam Inhoud voor jou ligt het praktische locatiebeheer. Je draagt zorg voor inrichting van de ruimte, de veiligheid van de locatie, lost tijdens de RP praktische problemen op (stroomvoorziening, verstopte wc enz.). Daarnaast ben je verantwoordelijk voor een aantal facilitaire diensten een garderobe, ontvangstcomité e.d. Dit doe je met behulp van een aantal vrijwilligers die je aanstuurt. Dit gebeurt volgens een gedetailleerd draaiboek waarin alle activiteiten, locaties, betrokken vrijwilligers, tijden e.d. zijn vastgelegd. Je neemt contact op met vrijwilligers, verdeelt taken, administreert gegevens, zorgt dat vrijwilligers van te voren al weten waar, wanneer, bij wie ze zich moeten melden, wat ze gaan doen, en wie ze kunnen bellen als er iets tussen komt. Je zorgt ook dat vrijwilligers naast de taak waarvoor ze zijn ingepland een aansluitend dagdeel beschikbaar zijn als backup in het geval andere vrijwilligers onverhoopt niet komen. Je zorgt ook dat het hoofd vrijwilligers jouw taak op de RP kan overnemen als je onverhoopt niet kan komen.

Kwaliteiten

Persoonlijkheid

Je hebt goede sociale en contactuele eigenschappen en vind het leuk om dingen te regelen en plannen. Je kan goed delegeren en bent niet bang om te improviseren. Het is heel belangrijk dat je mensen enthousiast kan maken om mee te doen.

Vaardigheden

Alle ervaringen waaruit praktisch organisatietalent blijkt zijn een pre.

Tips

Stel jezelf deze vragen

• Moeten er installatiemogelijkheden zijn (meenemen computers en randapparatuur, netwerk, stroom)
• Moet er geluncht of gedineerd worden (catering, tafels)
• Moeten er demosystemen aanwezig zijn (hardware, netwerk aansluitingen, stroom)
• Meubilair, hoeveel tafels en stoelen zijn er nodig, voor bij de sprekers, de demosystemen, de installatiehoek, eten etc.
• Is er, ingeval van sprekers, noodzaak voor een spreekgestoelte en presentatie hulpmiddelen.
• Hoeveel stroom aansluitpunten zijn waar nodig.
• Ben je in staat de niet-beschikbare ruimtes af te sluiten.
• Hoeveel en welke soort sanitaire voorzieningen.
• Toegang en voorzieningen voor invaliden .
• Vergunningen en meldplicht bij politie en brandweer.
• Regels en voorschriften ingeval van calamiteiten.

en hoe ervoor te zorgen dat dit allemaal is geregeld?

• Waar is de stoppenkast, en hoe werkt dat?

Ontvangstcomité

Het is handig bij de deur een ontvangstcomité te hebben. Zij wijzen mensen de weg, vangen sprekers op en kunnen badges, eventueel voorzien van naam, uitdelen aan iedereen die binnenkomt op de party. Op die manier kun je eenvoudig ervoor zorgen dat iedereen weet of je een Ubuntero en/of een computerliefhebber bent. Bij een grotere party is het verstandig zelf geen activiteiten uit te voeren op de dag zelf, je hebt als organisator je handen vol aan het regelwerk en eventuele noodsituaties.

Planning

Deze planning kan als uitgangspunt genomen worden voor de organisatie van de RP. Het is de bedoeling dat gebruikers deze verbeteren en aanpassen zodat volgende edities van de RP kunnen profiteren van de ervaringen bij voorgaande edities. Wanneer je een nieuwe taak wilt toevoegen, ga dan eerst naar deze pagina en voeg daar een nieuwe taak toe. Per week staat een sterretje als de corresponderende taak gaande is. Week nul is de week van de party, weken met een plusteken ervoor zijn na de party. De vier weken voor de party worden gereserveerd voor onvoorziene zaken, uitloop en taken die kort voor de party moeten plaatsvinden. Wanneer een bepaalde taak is afgerond, vervang dan het * door een x zodat iedereen kan zien wat er afgerond is.

Taken

Iedere taak in het RP project heeft een uniek nummer van vier cijfers. Wanneer je een nieuwe taak wilt toevoegen, ga dan eerst naar deze pagina en voeg daar een nieuwe taak toe. Vervolgens copieer je de Taak Template naar de juiste plek en vult deze in. Tot slot voeg je ook een lijn voor deze taak in de bovenstaande planning toe.

Taak Template:

Taken Aanspreekpunt Locatie

De verschillende taken die als uitgangspunt kunnen worden genomen voor het project. Het is de bedoeling dat deze aangepast worden algelang naar de ervaring.