Hoofd Communicatie

Verantwoordelijkheden en invulling

Als hoofd communicatie ben je verantwoordelijk voor het gezicht van de RP dat de buitenwereld te zien krijgt. De nadruk binnen de Kerngroep Communicatie ligt voor jou op het zoeken van, en onderhouden van contacten met sponsors. Daarnaast stuur je de Kerngroep Communicatie aan, organiseert vergaderingen, meetings enz. Je bent binnen de Kerngroep Aansturing de vertegenwoordiger van de Kerngroep Communicatie. Dit betekend dat je vragen, besluiten e.d. van je kerngroep doorspeelt naar de Kerngroep Aansturing, en ideeën die in de Kerngroep Aansturing worden geopperd, en beslissingen die daar worden genomen doorgeeft binnen je kerngroep.

Kwaliteiten

Persoonlijkheid

Je hebt commercieel inzicht, goede communicatieve en contactuele eigenschappen. Je bent niet bang om verantwoordelijkheid te nemen.

Vaardigheden

Wanneer je een netwerk hebt binnen de Ubuntu en/of open-source wereld, en dan met name de professionele partijen, is dit een grote pre. Je hebt zowieso ervaring met Ubuntu, linux in het algemeen en open-source en draait daar al een tijdje in mee.

Tips

Promotie

Denk na over de manieren waarop je de party wilt promoten. Dit loopt uiteen van mond-tot-mond-reclame en het forum, tot advertenties in de kranten en tijdschriften. Bedenk dat alles low-budget moet, dus er moet een goede balans zijn tussen het aantal mensen dat je bereikt en de kosten. Vraag je vooral af wie nog Vraag aan meerdere gelijksoortige promotiekanalen offertes en stuur die vervolgens naar allen retour, ze weten dan van elkaar wat ze vragen en dat kan je heel veel geld schelen. Laat iemand die verstand heeft van grafische vormgeving naar de ontwerpen van advertenties en flyers kijken, het is erg belangrijk dat de boodschap goed en verantwoord overkomt. Als je drukwerk bestelt, laat dan altijd de sponsor zijn/haar uiteindelijke fiat geven voor wat betreft inhoud en kwaliteit, zijn/haar naam staat er immers op. Zorg ervoor dat er verband is tussen de promotie en de sponsoring. De sponsors willen graag vermeld worden op flyers, posters etcetera, dus afstemming tussen deze twee in de organisatie en tijd is noodzakelijk.

Communiceer goed, het is van groot belang dat je een positieve sfeer rond de party creëert, het moet uiteindelijk een genoegen zijn te komen. Dus beantwoord elke e-mail, hoe onbenullig of irrelevant ook. Bedank de mailer, ga in op de vragen, opmerkingen en kritiek, maar altijd met respect en begrip, in de geest van Ubuntu dus. Als je promotiemateriaal verspreidt moet je altijd eerst toestemming vragen van de instantie waar dat plaats vindt. Zorg dat er maar één communicatielijn is naar buiten, laat niet iedereen in het wilde weg kranten mailen, flyers maken etc. Kwaliteit in communicatie en promotie is belangrijk voor goede beeldvorming.

Één verkeerde opmerking, foute actie, negatieve indruk behoeft minstens vijf tegenhangers om de schade ongedaan te maken.

Enkele promotiemogelijkheden

Flyers, te verspreiden via beurzen, bibliotheken, stations, scholen etc. A5 formaat, tweezijdig, kleur.
Posters en affiches. A3 formaat, kleur, eenzijdig.
Advertenties. Niet zomaar iets, zoek een moment waarop de doelgroep die krant en die pagina leest.
Media. Vraaggesprekken in de kranten, op de (lokale) radio en TV. Zoek medestanders bij deze media.
Persberichten. Doe dat ruim voor en nogmaals vlak voor de party, kort en bondig, met relevante informatie.
Fora. Plaats uitnodigingen op relevante fora op het internet.
Ingezonden mededelingen. Veel kranten en tijdschriften bieden ruimte voor ingezonden mededelingen.
Weblogs. Laat geestverwanten die een weblog hebben je party aankondigen en voorbespreken.

Zorg dat je doelgroep op de hoogte blijft. Laat regelmatig weten dat je bezig bent, meer frequent naarmate de party datum nadert. Wees daarin enthousiast en positief, laat mensen je steunen en helpen.

Het is een wisselwerking, zorg dat je begint bij iets of iemand die je steunt en waar je goed contact mee hebt. Daar vanuit zal een positieve promotie vanzelf gaan als je die steeds ergens voedt.

Maar tijdens en na de party is goede promotie ook belangrijk, er komt weer een volgende party. Ontvang iedereen met enthousiasme en geduld, zorg goed voor je gasten, sprekers, helpers et cetera. Bedank iedereen bij aankomst en vertrek. Geef extra aandacht aan de mensen die geholpen hebben. Schrijf snel een positief verslag achteraf en schuw hierin niet de nodige zelfkritiek. Geef ook anderen hierbij ruimte kritiek te uiten. Verspreid de foto's, film, reportages, krantenartikelen etc. tijdens de organisatie, maar ook na de party op een vrij toegankelijke medium.

Denk tijdens de organisatie reeds na over deze communicatievorm achteraf.

Sponsors zoeken

Ga op zoek naar sponsors, waar kun je mogelijke sponsors vinden:

Richt je tot de fora en mailinglists en doe een oproep. Vaak vind je daar wel een anonieme donor.
Richt je tot bedrijven die werken met/geld verdienen aan Linux en Open Source projecten.
Bied bedrijven eventueel een stand aan tegen een zekere vergoeding.
Kijk in de buurt rond naar bedrijven die je kunnen helpen en Ubuntu en Open Source een warm hart toedragen.
Zoek op het internet en elders naar mensen en instanties die recentelijk iets geroepen hebben over Ubuntu en/of Open Source.

Sponsors geven geld, goederen en diensten veelal om zelf iets terug te krijgen, daar is niets mis mee, maar hou zelf de touwtjes in handen. Geef sponsors wel de ruimte voor vermelding op flyers, posters, advertenties etc. Zorg dat alle sponsors op je wiki vermeld worden, inclusief hun website en logo. Communiceer zorgvuldig met de sponsors, altijd snel en correct reageren op e-mail en andere communicatie.

Planning

Deze planning kan als uitgangspunt genomen worden voor de organisatie van de RP. Het is de bedoeling dat gebruikers deze verbeteren en aanpassen zodat volgende edities van de RP kunnen profiteren van de ervaringen bij voorgaande edities. Wanneer je een nieuwe taak wilt toevoegen, ga dan eerst naar deze pagina en voeg daar een nieuwe taak toe. Per week staat een sterretje als de corresponderende taak gaande is. Week nul is de week van de party, weken met een plusteken ervoor zijn na de party. De vier weken voor de party worden gereserveerd voor onvoorziene zaken, uitloop en taken die kort voor de party moeten plaatsvinden. Wanneer een bepaalde taak is afgerond, vervang dan het * door een x zodat iedereen kan zien wat er afgerond is.

	36	35	34	33	32	31	30	29	28	27	26	25	24	23	22	21	20	19	18	17
0006							*
0005							*
0018							*
0023							*
0021								*
0022								*
0009									*	*	*	*
0013													*	*
0024															*	*
0025																	*	*
0026																			*	*
0027																				*
enz.

	16	15	14	13	12	11	10	09	08	07	06	05	04	03	02	01	00	+1	+2	+3
0026	*
0027	*	*
0028	*	*	*	*	*	*	*	*	*	*
0033			*
0029										*	*
0030												*
enz.

Taken

Iedere taak in het RP project heeft een uniek nummer van vier cijfers. Wanneer je een nieuwe taak wilt toevoegen, ga dan eerst naar deze pagina en voeg daar een nieuwe taak toe. Vervolgens copieer je de Taak Template naar de juiste plek en vult deze in. Tot slot voeg je ook een lijn voor deze taak in de bovenstaande planning toe.

Taak Template:

[nr. taak]	[titel]
tijd
acties
wie
benodigdheden
verwijzingen
resultaat

Taken Hoofd Communicatie

De verschillende taken die als uitgangspunt kunnen worden genomen voor het project. Het is de bedoeling dat deze aangepast worden algelang naar de ervaring.

0006	Doornemen Ubuntu gedragscode
tijd	5 min
acties
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	http://www.ubuntu-nl.org/ubuntunl/gedragscode
resultaat	goed gedrag?

0005	Inlezen verslagen voorgaande RP's
tijd	2 uur
acties	lezen
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	http://www.kletskous.com/2008/11/27/verslag-ubuntu-release-party-groningen/ http://prikbord.ubuntu-nl.org/blog/2008/11/27/verslag-releaseparty-groningen-door-laacque/ http://prikbord.ubuntu-nl.org/blog/2008/11/21/verslag-releaseparty-den-haag-door-double12/ http://bartek.blogsome.com/2007/10/
resultaat	weten waar je aan begint

0018	Aanmaken draad in forum voor overleg communicatie
tijd	20 minuten
acties	maken duidelijke beschrijving van doel draad, en het voorstellen van de kerngroepleden die zullen deelnemen in deze draad, alsmede het uitnodigen van de community om deel te nemen. Dit als eerste bericht posten in het forum. Mail sturen naar de andere kerngroepleden met de uitnodiging ideeën e.d. hier te bespreken zodat de community betrokken kan blijven bij de ontwikkelingen en met voorstellen, kritiek e.d. kan komen
wie	hoofd communicatie
benodigdheden
verwijzingen	forum draad Kerngroep communicatie 2007 (voorbeeld, klopt niet)
resultaat

0023	Leren werken met de Wiki
tijd	2 uur
acties	lees de wiki-uitleg pagina van ubuntu-nl en wijzig daarna deze pagina zodanig dat de reeds uitgevoerde taken met een X worden aangegeven in de planning zodat iedereen kan zien dat ze zijn uitgevoerd
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	Werken met de Wiki
resultaat	Je kan deze pagina aanpassen en je ervaringen er aan toevoegen. Daarnaast kan je de voortgang van het project aangeven in de planning op deze pagina

0021	Organiseren 1e vergadering Kerngroep Communicatie
tijd	2 uur
wie	hoofd communicatie
acties	voorbereiden onderwerpen, maken afspraken voor tijdstip enz.
benodigdheden
verwijzingen	Agenda en Notulen 2007 (Voorbeeld, klopt niet!)
resultaat

0022	1e teammeeting
tijd	nader te bepalen
acties	Iedereen neemt deel aan de 1e teammeeting. Deze is door de voorzitter georganiseerd met de bedoeling dat de verschillende teamleden elkaar op een leuke manier kunnen leren kennen.
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	fotos 1e teammeeting voorgaande edities
resultaat	ons kent ons

0009	ReleaseParty Brainstorm
tijd	4 weken
acties	Deeltaken: ........... nog in te vullen ......... Genereer ideeën met betrekking tot de Ubuntu RP. Betrek de gemeenschap daar zo veel mogelijk bij. Beperk je daarbij niet door je eigen kerngroep. Vorm na enige tijd met de kerngroep een beeld van welke ideeën betrekking hebben op jouw kerngroep en welke haalbaar en goed zijn. Maak hier een verslag van zodat de Kerngroep Aansturing aan het einde van de brainstorm een overzicht heeft van wat de verschillende kernteams in eerste instantie van plan zijn. Het Kernteam Aansturing kan vervolgens de haalbaarheid toetsen en het ambitieniveau van de RP vaststellen.
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	Hier komen verwijzingen naar de verslagen van de ideeën van voorgaande RP's te staan.
resultaat	Het ambitieniveau van de RP kan worden vastgesteld

0013	Vastleggen ambitinievau RP
tijd
acties	De leden van de kerngroep aansturing reflecteren op het resultaat van de brainstorm. De voorzitter organiseert een vergadering van het Kernteam Aansturing waarin de RP Brainstorm verslagen van de verschillende kerngroepen besproken en geëvalueerd worden. Aan de hand hiervan zal het ambitieniveau van de RP worden vastgelegd. Dit betekend dat er wordt nagedacht over de doelgroepen, wie dit zijn en met hoevelen deze zijn, het soort van activiteiten enz. De resultaten hiervan worden teruggekoppeld binnen de verschillende kerngroepen en naar de gemeenschap die betrokken was bij de Brainstorm.
wie	Kernteam Aansturing
benodigdheden
verwijzingen	Notulen ambitievergadering vorige edities. (zijn er nog niet)
resultaat	De verschillende hoofden van de kernteams hebben grofweg een idee van wat voor een party het gaat worden. Er is een schifting gemaakt van ideeën die haalbaar worden geacht, en ideeën die (voorlopig) in de ijskast worden gezet.

0024	Donaties werven
tijd	?
acties	Maak een webpagina waar donateurs hun donaties kunnen doen. Vermeld op deze paginas de namen van de donateurs, zorg dat ook anonieme donaties mogelijk zijn. Benader vervolgens individuen of groepen met de vraag of ze willen bijdragen aan het realiseren van een RP.
wie	Kerngroep Communicatie
benodigdheden	hulp van iemand met webkennis
verwijzingen	link naar donatiepagina voorgaande edities
resultaat	enige financiële ruimte bij aanvang van het project

0025	Bedenken promotiestrategie
tijd
acties	Maak een plan om de RP onder de aandacht te brengen van het publiek. Richt hierbij niet alle aandacht op mensen die toch al weten dat er een RP gaat komen, maar probeer vooral ook mensen die zonder deze promotie niet van de RP zouden weten maar daar wellicht wel voor open staan te bereiken. Bedenk dus eerst welke mensen dit zijn, en zoek vervolgens uit hoe je deze kan bereiken.
wie	Kerngroep Communicatie
benodigdheden
verwijzingen
resultaat	een verslag waarin de promotiestrategie kort is vastgelegd zodat volgende edities hier van kunnen leren

0026	Werven vrijwilligers voor verspreiding promotiemateriaal
tijd
acties	Werf vrijwilligers om later het promotiemateriaal te verspreiden. Geef duidelijk aan wat de bedoeling is, op welke locaties en wanneer het materiaal het beste verspreid kan worden. Vraag ook of de vrijwilligers aan kunnen geven hoeveel promotiemateriaal ze verwachten te kunnen verspreiden. Zo kan ingeschat worden hoeveel materiaal er ongeveer gemaakt moet worden. Antwoord alle vrijwilligers die toezeggen, en dank ze voor hun inzet. Vertel ook wanneer ze het materiaal kunnen verwachten. Bewaar de gegevens van de vrijwilligers, en zet deze in een lijst oid. zodat er later makkelijk adresstickers e.d. kunnen worden uitgedraaid, emailgroepen aangemaakt enz.
wie	Kerngroep Communicatie
benodigdheden
verwijzingen
resultaat

0027	Zoeken drukker, maken afspraak
tijd	Aan de hand van de vrijwilligers die het materiaal willen verspreiden kan worden vastgesteld hoeveel promotiemateriaal er nodig is. Vraag aan meerdere drukkers offertes en stuur die vervolgens naar allen retour, ze weten dan van elkaar wat ze vragen en dat kan je heel veel geld schelen. Kijk of tpg post of een andere postverspreider bereid is om sponsor te zijn voor het promotiemateriaal. De bedoeling is dat er landelijk materiaal verspreid wordt waardoor het wellicht voor een postbedrijf een aantrekkelijke reclame kan zijn. Zo kan wellichtj ook later het promotiemateriaal zonder kosten naar de vrijwilligers verstuurd worden.
acties
wie	Kerngroep Communicatie
benodigdheden
verwijzingen
resultaat

0028	Ontwerpen promotiemateriaal
tijd
acties	Ontwerp in een aantal fasen. Zorg eerst dat er een groot aantal prototype ontwerpen gemaakt worden. Bijvoorbeeld een poster. Hier kan de community bij betrokken worden middels een ontwerpwedstrijd oid. Wanneer er een aantal alternatieven zijn gegenereerd, zoek dan uit hoe de doelgroep deze alternatieven waardeert, en kies aan de hand hiervan er uiteindelijk twee of drie uit om verder uit te werken. Kies hieruit dan uiteindelijk één prototype uit als uitgangspunt om het concrete, uiteindelijke promotiemateriaal in de verschillende vormen (poster, flyer, RP-cd) te ontwerpen. Als de community betrokken was middels een wedstrijd, kijk dan of de ontwerper van het ontwerp dat uiteindelijk de basis is voor het RP promotiemateriaal betrokken wil worden bij het verdere ontwerp.
wie	Kerngroep Communicatie
benodigdheden
verwijzingen
resultaat

0033	Locatie kiezen
tijd
acties	Kies uit de verschillende geschikte locaties aangeleverd door de Kerngroep Locatie de meest geschikte locatie.
wie	Kerngroep Aansturing
benodigdheden	locatieverslagen
verwijzingen
resultaat	locatiekeuze

0029	Promotiemateriaal laten drukken
tijd
acties
wie	Kerngroep Communicatie
benodigdheden
verwijzingen
resultaat

0030	Verspreiden promotiemateriaal onder vrijwilligers
tijd
acties	Kijk of tpg post of een andere postverspreider bereid is om sponsor te zijn. De bedoeling is dat er landelijk materiaal verspreid wordt waardoor het wellicht voor een postbedrijf een aantrekkelijke reclame kan zijn. Zo kan wellicht het promotiemateriaal zonder kosten naar de vrijwilligers gezonden worden.
wie	Kerngroep Communicatie
benodigdheden
verwijzingen
resultaat

enz.	titel
tijd
acties
wie
benodigdheden
verwijzingen
resultaat