Hoofd Vrijwilligers

Verantwoordelijkheden en invulling

hoofd vrijwilligers

Als hoofd vrijwillgers draag je de eindverantwoordelijkheid voor het vrijwilligersbeleid. Je zorgt ervoor dat vrijwilligers een leuke dag hebben en niet overbelast worden. Je inventariseert de behoefte aan vrijwilligers van de verschillende kerngroepen, en bent aanspreekpunt voor overige de kerngroepen als het om vrijwilligers gaat. De directe aansturing van vrijwilligers op de RP wordt gedaan door het aanspreekpunt locatie en de coöridinator activiteiten. Als hoofd vrijwilligers zorg je dat je hun taak over kan nemen wanneer dat nodig mocht zijn. Samen met de overige leden van de Kerngroep Vrijwilligers maak je een gedetailleerd draaiboek voor de RP. Daarnaast stuur je de Kerngroep Vrijwilligers aan, organiseert vergaderingen, meetings enz. Je bent binnen de Kerngroep Aansturing de vertegenwoordiger van de Kerngroep Vrijwilligers. Dit betekend dat je vragen, besluiten e.d. van je kerngroep doorspeelt naar de Kerngroep Aansturing, en ideeën die in de Kerngroep Aansturing worden geopperd, en beslissingen die daar worden genomen doorgeeft binnen je kerngroep.

Kwaliteiten

Persoonlijkheid

Je bent contactueel sterk en weet mensen te inspireren en betrekken. Je bent een echte teamplayer. Je hebt goede sociale en contactuele eigenschappen en vind het leuk om dingen te regelen en plannen. Je kan goed delegeren en bent niet bang om te improviseren. Je staat open voor ideeën maar verliest daarbij niet de realiteit uit het oog, je trekt duidelijke grenzen als dat nodig is.

Vaardigheden

Alle ervaringen waaruit praktisch organisatietalent blijkt zijn een pre.

Tips

Draaiboek maken

Maak een draaiboek. Doe dit een week voor de RP. Zorg dat de vrijwilligers weten hoe laat en waar ze zich moeten melden, en bij wie. Zorg ervoor dat er in het draaiboek staat wie de activiteit coördineert, wie daarvoor de backup is, en welke vrijwilligers hierbij helpen. Zorg ook dat de (mobiele) telefoonnummers hierbij genoteerd worden zodat het makkelijk is om iemand te bereiken als er iets niet goed loopt.

voorbeeld:

Dit voorbeeld is te weinig ingevuld, belangrijke zaken als het aanleggen van het netwerk, stroomkabels enz. enz. zijn hier niet vermeld. Een uiteindelijk draaiboek moet alle activiteiten bevatten die echt nodig zijn.

Op deze manier maak je alle nodige acties en middelen inzichtelijk en kun je dingen aan anderen uitbesteden. En het geeft je rust v.w.b. het totaal overzicht en beheersbaarheid.

Planning

Deze planning kan als uitgangspunt genomen worden voor de organisatie van de RP. Het is de bedoeling dat gebruikers deze verbeteren en aanpassen zodat volgende edities van de RP kunnen profiteren van de ervaringen bij voorgaande edities. Wanneer je een nieuwe taak wilt toevoegen, ga dan eerst naar deze pagina en voeg daar een nieuwe taak toe. Per week staat een sterretje als de corresponderende taak gaande is. Week nul is de week van de party, weken met een plusteken ervoor zijn na de party. De vier weken voor de party worden gereserveerd voor onvoorziene zaken, uitloop en taken die kort voor de party moeten plaatsvinden. Wanneer een bepaalde taak is afgerond, vervang dan het * door een x zodat iedereen kan zien wat er afgerond is.

	36	35	34	33	32	31	30	29	28	27	26	25	24	23	22	21	20	19	18	17
0006							*
0005							*
0017							*
0023							*
0020								*
0022								*
0009									*	*	*	*
0013													*	*
enz.

	16	15	14	13	12	11	10	09	08	07	06	05	04	03	02	01	00	+1	+2	+3
0033			*
0008															*	*
enz.

Taken

Iedere taak in het RP project heeft een uniek nummer van vier cijfers. Wanneer je een nieuwe taak wilt toevoegen, ga dan eerst naar deze pagina en voeg daar een nieuwe taak toe. Vervolgens copieer je de Taak Template naar de juiste plek en vult deze in. Tot slot voeg je ook een lijn voor deze taak in de bovenstaande planning toe.

Taak Template:

[nr. taak]	[titel]
tijd
acties
wie
benodigdheden
verwijzingen
resultaat

Taken Hoofd Vrijwilligers

De verschillende taken die als uitgangspunt kunnen worden genomen voor het project. Het is de bedoeling dat deze aangepast worden algelang naar de ervaring.

0006	Doornemen Ubuntu gedragscode
tijd	5 min
acties
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	http://www.ubuntu-nl.org/ubuntunl/gedragscode
resultaat	goed gedrag?

0005	Inlezen verslagen voorgaande RP's
tijd	2 uur
acties	lezen
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	http://www.kletskous.com/2008/11/27/verslag-ubuntu-release-party-groningen/ http://prikbord.ubuntu-nl.org/blog/2008/11/27/verslag-releaseparty-groningen-door-laacque/ http://prikbord.ubuntu-nl.org/blog/2008/11/21/verslag-releaseparty-den-haag-door-double12/ http://bartek.blogsome.com/2007/10/
resultaat	weten waar je aan begint

0017	Aanmaken draad in forum voor overleg locatie
tijd	20 minuten
acties	maken duidelijke beschrijving van doel draad, en het voorstellen van de kerngroepleden die zullen deelnemen in deze draad, alsmede het uitnodigen van de community om deel te nemen. Dit als eerste bericht posten in het forum. Mail sturen naar de andere kerngroepleden met de uitnodiging ideeën e.d. hier te bespreken zodat de community betrokken kan blijven bij de ontwikkelingen en met voorstellen, kritiek e.d. kan komen
wie	hoofd vrijwilligers
benodigdheden
verwijzingen	forum draad Kerngroep Vrijwilligers 2007 (voorbeeld, klopt niet)
resultaat

0023	Leren werken met de Wiki
tijd	2 uur
acties	lees de wiki-uitleg pagina van ubuntu-nl en wijzig daarna deze pagina zodanig dat de reeds uitgevoerde taken met een X worden aangegeven in de planning zodat iedereen kan zien dat ze zijn uitgevoerd
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	Werken met de Wiki
resultaat	Je kan deze pagina aanpassen en je ervaringen er aan toevoegen. Daarnaast kan je de voortgang van het project aangeven in de planning op deze pagina

0020	Organiseren 1e vergadering Kerngroep Vrijwilligers
tijd	2 uur
wie	hoofd vrijwilligers
acties	voorbereiden onderwerpen, maken afspraken voor tijdstip enz.
benodigdheden
verwijzingen	Agenda en Notulen 2007 (Voorbeeld, klopt niet!)
resultaat

0022	1e teammeeting
tijd	nader te bepalen
acties	Iedereen neemt deel aan de 1e teammeeting. Deze is door de voorzitter georganiseerd met de bedoeling dat de verschillende teamleden elkaar op een leuke manier kunnen leren kennen.
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	fotos 1e teammeeting voorgaande edities
resultaat	ons kent ons

0009	ReleaseParty Brainstorm
tijd	4 weken
acties	Deeltaken: ........... nog in te vullen ......... Genereer ideeën met betrekking tot de Ubuntu RP. Betrek de gemeenschap daar zo veel mogelijk bij. Beperk je daarbij niet door je eigen kerngroep. Vorm na enige tijd met de kerngroep een beeld van welke ideeën betrekking hebben op jouw kerngroep en welke haalbaar en goed zijn. Maak hier een verslag van zodat de Kerngroep Aansturing aan het einde van de brainstorm een overzicht heeft van wat de verschillende kernteams in eerste instantie van plan zijn. Het Kernteam Aansturing kan vervolgens de haalbaarheid toetsen en het ambitieniveau van de RP vaststellen.
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	Hier komen verwijzingen naar de verslagen van de ideeën van voorgaande RP's te staan.
resultaat	Het ambitieniveau van de RP kan worden vastgesteld

0013	Vastleggen ambitinievau RP
tijd
acties	De leden van de kerngroep aansturing reflecteren op het resultaat van de brainstorm. De voorzitter organiseert een vergadering van het Kernteam Aansturing waarin de RP Brainstorm verslagen van de verschillende kerngroepen besproken en geëvalueerd worden. Aan de hand hiervan zal het ambitieniveau van de RP worden vastgelegd. Dit betekend dat er wordt nagedacht over de doelgroepen, wie dit zijn en met hoevelen deze zijn, het soort van activiteiten enz. De resultaten hiervan worden teruggekoppeld binnen de verschillende kerngroepen en naar de gemeenschap die betrokken was bij de Brainstorm.
wie	Kernteam Aansturing
benodigdheden
verwijzingen	Notulen ambitievergadering vorige edities. (zijn er nog niet)
resultaat	De verschillende hoofden van de kernteams hebben grofweg een idee van wat voor een party het gaat worden. Er is een schifting gemaakt van ideeën die haalbaar worden geacht, en ideeën die (voorlopig) in de ijskast worden gezet.

0033	Locatie kiezen
tijd
acties	Kies uit de verschillende geschikte locaties aangeleverd door de Kerngroep Locatie de meest geschikte locatie.
wie	Kerngroep Aansturing
benodigdheden	locatieverslagen
verwijzingen
resultaat	locatiekeuze

0008	Draaiboek maken
tijd	veel
acties
wie	kerngroep vrijwilligers in samenspraak met coordinator presentaties
benodigdheden
verwijzingen	Hier komt een link naar het draaiboek van voorgaande RP's
resultaat

enz.	titel
tijd
acties
wie
benodigdheden
verwijzingen
resultaat