Penningmeester

Verantwoordelijkheden en invulling

De penningmeester is verantwoordelijk voor het beheer van de financiën van de Release Party. De penningmeester is niet verantwoordelijk voor het werven van inkomsten, dat is de taak van het hoofd communicatie. Wel beheerst de penningmeester de uitgaven. De penningmeester draagt zorg voor de handeling van uit te betalen facturen en declaraties, administreert uitgaven en inkomsten, verzameld en bewaard bonnetjes die daarmee verbonden zijn, waakt dus over de kas en de financiele administratie. Als de Party is afgelopen maakt de penningmeester een financieel rapport.

Kwaliteiten

Persoonlijkheid Je vind nauwkeurig en precies werken leuk, en bent betrouwbaar. Je hebt geen moeite met een dienende rol, het is namelijk niet de bedoeling dat de penningmeester de party gaat sturen middels het beheersen van geldstromen.

Vaardigheden

Als je kan omgaan met eenvoudige boekhoudsoftware of het leuk lijkt dit te leren is dat een pre.

Tips

Financiën

Tijdens de gehele organisatie moet je alle relevante nota's en bonnen goed bewaren. Maak een rekenblad waar alle inkomsten en uitgaven in staan. Het is handig voor de boekhouding speciale financiele software te gebruiken zoals bijvoorbeeld KMyMoney of GCash. Ook posten die direct gesponsord worden kun je opnemen, dat zijn geen kosten, maar voor een volgende keer of iemand anders kan het een goede indicatie zijn. Om de transparantie van de financiën te waarborgen worden er geen donaties in contanten geaccepteerd, wie wil doneren kan dit doen via de rechtspersoon van Ubuntu-nl. Een uitzondering hierop is een donatiepot op de RP zelf. Zorg dat deze op een zichtbare en veilige plek staat. Maak achteraf een goed financieel verslag van de party en stel dat ter beschikking aan belanghebbenden. Zorg ook dat je dit verslag in deze wiki publiceert zodat je opvolger deze kan inzien om kostenposten e.d. te kunnen inschatten.

Voorbeeld van een financieel verslag

In en uit moeten onderaan bij totaal gelijk zijn.

Omschrijving	In	Uit	Toelichting
In kas startsaldo	€ 12,50		Restant vorige party
Drukkosten flyers	€ 512,00	€ 512,00	Gesponsord door drukkerij
Inkoop koffie en thee		€ 68,75
Donaties	€ 100,00		Van meneer van Dalen
..........	......	......
..........	......	......
..........	......	......
In kas eindsaldo		€ 35,10
Totaal	€ 6734,89	€ 6734,89

Planning

Deze planning kan als uitgangspunt genomen worden voor de organisatie van de RP. Het is de bedoeling dat gebruikers deze verbeteren en aanpassen zodat volgende edities van de RP kunnen profiteren van de ervaringen bij voorgaande edities. Wanneer je een nieuwe taak wilt toevoegen, ga dan eerst naar deze pagina en voeg daar een nieuwe taak toe. Per week staat een sterretje als de corresponderende taak gaande is. Week nul is de week van de party, weken met een plusteken ervoor zijn na de party. De vier weken voor de party worden gereserveerd voor onvoorziene zaken, uitloop en taken die kort voor de party moeten plaatsvinden. Wanneer een bepaalde taak is afgerond, vervang dan het * door een x zodat iedereen kan zien wat er afgerond is.

	36	35	34	33	32	31	30	29	28	27	26	25	24	23	22	21	20	19	18	17
0006							*
0005							*
0023							*
0008								*
0022								*
0009									*	*	*	*
0013													*	*

enz.

	16	15	14	13	12	11	10	09	08	07	06	05	04	03	02	01	00	+1	+2	+3
0033			*
enz.

Taken

Iedere taak in het RP project heeft een uniek nummer van vier cijfers. Wanneer je een nieuwe taak wilt toevoegen, ga dan eerst naar deze pagina en voeg daar een nieuwe taak toe. Vervolgens copieer je de Taak Template naar de juiste plek en vult deze in. Tot slot voeg je ook een lijn voor deze taak in de bovenstaande planning toe.

Taak Template:

[nr. taak]	[titel]
tijd
acties
wie
benodigdheden
verwijzingen
resultaat

Taken Penningmeester

De verschillende taken die als uitgangspunt kunnen worden genomen voor het project. Het is de bedoeling dat deze aangepast worden algelang naar de ervaring.

0006	Doornemen Ubuntu gedragscode
tijd	5 min
acties
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	http://www.ubuntu-nl.org/ubuntunl/gedragscode
resultaat	goed gedrag?

0005	Inlezen verslagen voorgaande RP's
tijd	2 uur
acties	lezen
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	http://www.kletskous.com/2008/11/27/verslag-ubuntu-release-party-groningen/ http://prikbord.ubuntu-nl.org/blog/2008/11/27/verslag-releaseparty-groningen-door-laacque/ http://prikbord.ubuntu-nl.org/blog/2008/11/21/verslag-releaseparty-den-haag-door-double12/ http://bartek.blogsome.com/2007/10/
resultaat	weten waar je aan begint

0023	Leren werken met de Wiki
tijd	2 uur
acties	lees de wiki-uitleg pagina van ubuntu-nl en wijzig daarna deze pagina zodanig dat de reeds uitgevoerde taken met een X worden aangegeven in de planning zodat iedereen kan zien dat ze zijn uitgevoerd
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	Werken met de Wiki
resultaat	Je kan deze pagina aanpassen en je ervaringen er aan toevoegen. Daarnaast kan je de voortgang van het project aangeven in de planning op deze pagina

0008	Doornemen financieel rapport vorige RP's
tijd	2 uur
acties	Bekijk nauwkeurig de financiele rapporten van voorgaande RP's en maak een afweging of er kostenposten zijn die misschien niet gemaakt zouden hoeven worden, of die onevenredig groot beslag leggen op de middelen.
wie
benodigdheden
verwijzingen	Hier komen verwijzingen naar de financiele rapporten van voorgaande RP's en als die er zijn spreadsheets of bestanden van financiele software als KMyMoney of GCash
resultaat	Inzicht in de financieen van een RP

0022	1e teammeeting
tijd	nader te bepalen
acties	Iedereen neemt deel aan de 1e teammeeting. Deze is door de voorzitter georganiseerd met de bedoeling dat de verschillende teamleden elkaar op een leuke manier kunnen leren kennen.
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	fotos 1e teammeeting voorgaande edities
resultaat	ons kent ons

0009	ReleaseParty Brainstorm
tijd	4 weken
acties	Deeltaken: ........... nog in te vullen ......... Genereer ideeën met betrekking tot de Ubuntu RP. Betrek de gemeenschap daar zo veel mogelijk bij. Beperk je daarbij niet door je eigen kerngroep. Vorm na enige tijd met de kerngroep een beeld van welke ideeën betrekking hebben op jouw kerngroep en welke haalbaar en goed zijn. Maak hier een verslag van zodat de Kerngroep Aansturing aan het einde van de brainstorm een overzicht heeft van wat de verschillende kernteams in eerste instantie van plan zijn. Het Kernteam Aansturing kan vervolgens de haalbaarheid toetsen en het ambitieniveau van de RP vaststellen.
wie	alle teamleden
benodigdheden
verwijzingen	Hier komen verwijzingen naar de verslagen van de ideeën van voorgaande RP's te staan.
resultaat	Het ambitieniveau van de RP kan worden vastgesteld

0013	Vastleggen ambitinievau RP
tijd
acties	De leden van de kerngroep aansturing reflecteren op het resultaat van de brainstorm. De voorzitter organiseert een vergadering van het Kernteam Aansturing waarin de RP Brainstorm verslagen van de verschillende kerngroepen besproken en geëvalueerd worden. Aan de hand hiervan zal het ambitieniveau van de RP worden vastgelegd. Dit betekend dat er wordt nagedacht over de doelgroepen, wie dit zijn en met hoevelen deze zijn, het soort van activiteiten enz. De resultaten hiervan worden teruggekoppeld binnen de verschillende kerngroepen en naar de gemeenschap die betrokken was bij de Brainstorm.
wie	Kernteam Aansturing
benodigdheden
verwijzingen	Notulen ambitievergadering vorige edities. (zijn er nog niet)
resultaat	De verschillende hoofden van de kernteams hebben grofweg een idee van wat voor een party het gaat worden. Er is een schifting gemaakt van ideeën die haalbaar worden geacht, en ideeën die (voorlopig) in de ijskast worden gezet.

0033	Locatie kiezen
tijd
acties	Kies uit de verschillende geschikte locaties aangeleverd door de Kerngroep Locatie de meest geschikte locatie.
wie	Kerngroep Aansturing
benodigdheden	locatieverslagen
verwijzingen
resultaat	locatiekeuze

enz.	titel
tijd
acties
wie
benodigdheden
verwijzingen
resultaat