Uitleg over agenda

Om meetings en andere geplande taken overzichtelijk te beheren, is er een agenda gemaakt. Deze agenda is te vinden op de hoofdpagina en op de agenda-index.

De agenda bestaat uit drie onderdelen:

• De meetings;
  • De vorige meeting, met de datum en koppelingen naar de agenda, de notulen en het volledige log;
  • De volgende meeting, met de datum, de locatie in vorm van een irc-koppeling en een koppeling naar de agenda;
• Andere evenementen, zoals release notes vertalen, tijdelijke projecten, dringende zaken, enzovoorts.

Het aanpassingsbeleid voor de agenda is eenvoudig: het meetings-gedeelte wordt aangepast door de notulator van de meeting. Die wijzigt, na afloop, de vorige meeting naar de zojuist afgelopen meeting en wijzigt de volgende meeting naar de nieuwe volgende meeting. Ook de links naar de pagina's van de betreffende meetings moeten worden aangepast. De links hebben de datum waarop de meeting is/was in hun adres staan. Gewoonlijk hoeft dus alleen die datum aangepast te worden. Voorbeeld:

Andere evenementen worden geplaatst als het teamlid dat nodig vindt. Hiervoor is dus ook geen strak beleid. Er wordt wel verwacht dat het teamlid een aanpassing aan dit onderdeel even meldt via de mailing list, zodat iedereen op de hoogte is.

Agenda bijwerken

Na elke vergadering dient de agenda bijgewerkt te worden. Als eerste dien je de agenda van de vorige vergadering te kopiëren naar de nieuwe. Stel de komende vergadering is in april, Dan kopieer je jaar-03-01 naar jaar-04-01. En maak vervolgens alles leeg (notulen, punten op de agenda).

Daarna moet je nog op 3 plekken de datum aanpassen:

1. In AgendaInclude de 2 maandnamen bijwerken.

2. In Vorige Vergadering het maandnummer ophogen.

3. In Volgende Vergadering het maandnummer ophogen.